同社では、エンジニアの稼働時間に応じて顧客へ請求を行うSES特有の業務構造により、勤怠確定と請求・給与計算が密接に連動しています。さらに、客先勤怠と自社勤怠の突合が不可欠であり、不一致が生じた場合には個別確認が発生する運用となっていました。

また、130社ごとに異なる請求ルールへの対応が求められる中、月初第1営業日から第8営業日までに業務が集中し、6人日以上の工数を要する状況でした。

小畑様：
「お客様ごとに請求方法が異なるため、130社あれば130通りの運用を理解する必要があります。加えて、客先勤怠と自社勤怠を突き合わせて確定させ、不一致があれば都度確認が発生していました。毎月100名以上に内容確認の連絡を行っていたと思います。」

「月初第1営業日から第8営業日までは、本当に“戦場”でした。勤怠確認・請求業務・給与計算を同時並行で処理する必要があり、6人日以上の工数が一気に集中していました。特定の担当者に依存しており、誰かが不在の場合は業務が滞るリスクもある状態でした。」

さらに、業務の性質上、評価の難しさも課題となっていました。

小畑様：
「請求業務は期限内に完了して当たり前とされるため、成果として評価されにくい側面があります。一方で遅延が発生すると影響が大きく、担当者の負担は大きい業務でした。」

請求・給与計算業務の外部委託を検討する中で最大の課題となったのは、「この業務を外部に任せられるのか」という点でした。マニュアル未整備かつルール化も不完全で、イレギュラー対応が多い状況において、判断や調整まで担えるかが重要な判断基準となりました。

小畑様：「正直なところ、この業務を本当に外部へ委託できるのかという不安はありました。お客様ごとのルールが多く、マニュアルも整っていない、イレギュラーも多いという中で、一般的な代行サービスでは対応が難しいのではないか、『ここの工程は御社で対応してください』と言われる内容ばかりではないだろうかと考えていました。」

決め手となったのは、単なる作業代行ではなく、調整・確認まで含めた支援体制でした。

小畑様：「エンジニア本人やお客様、社内関係者との確認や調整まで対応していただける点が大きかったです。決められたことだけ行うのではなく、『問題を解決するところまで実施する』というスタンスで、業務全体を前に進める役割を担ってもらえる点に期待しました。」

業務移管において特に難易度が高かったのは、交通費処理を中心とした個別判断が必要な業務でした。ルール化が難しいケースについても整理を進め、確認プロセスを含めた運用設計を行いながら段階的に移管が進められました。

同社の給与計算は、計算ロジック自体は比較的シンプルです。ただ、実務負荷の多くが交通費処理に集中していました。

・客先変更に伴う定期代の変動
・テレワークから出社への切り替え
・複数拠点間の移動に伴う交通費
・請求対象と自社負担の切り分け
・帰社日や社内イベント参加に伴う交通費

これらが複合的に発生することで、個別判断が不可欠な業務となっていたのです。

小畑様：
「実態としては、給与計算よりも交通費の処理に多くの時間を要していました。例えば、客先Aから客先Bに移動し、さらに帰社日でボールドに戻るといった場合、どの費用を顧客に請求するのか、自社で負担するのかといった判断には確認作業が伴い、業務負荷の大きな要因となっていました。」

「定期を買っているのに申請を失念している人もいますし、テレワークと聞いていたお客様から『今月から出社です』と言われることもあります。ルールを一律に決められないケースが本当に多くありました。業務の半分くらいはイレギュラー対応だったと思います。交通費が多い人は処理が一番大変で、正直なところ、”交通費地獄”という状態だったと思います。」

BODでは、こうした業務に対して確認・調整を含めた運用設計を行い、段階的に業務を移管していきました。

小畑様：
「最終的に、ほぼ全ての業務を任せられる状態になりました。現在では、重要な判断が必要な場合のみ確認が入る形になり、安心して任せています。」

交通費という最大の難所を含め、個別判断や関係者との調整を伴う業務まで移管できたことは、本事例における大きな成果といえます。

代行サービス導入前は、月初業務だけで6人日以上の工数が発生し、その期間は他業務に手を回せない状態でした。導入後は、SES特有の給与・請求連動業務の大半を外部化。BODのスタッフがオフィスに常駐して業務代行を行う体制を敷きました。月初に集中していた業務負荷は大幅に軽減され、従来は専任で対応していた業務も分散可能な状態となりました。
その結果、管理部門のリソース再配分が可能となり、人員を増やすことなく組織運営を維持しながら、より付加価値の高い業務へ注力できる体制へ移行しています。

小畑様： 「月初に勤怠処理・請求・給与業務に集中していたリソースを分散できるようになり、他業務にも対応できるようになりました。想定以上に業務負担は軽減されています。ここまで判断して業務を回してくれるとは思っていませんでした。」

社員数は導入当時の800名規模から1,300名超へと増加。それでも管理部門の体制を大きく拡張することなく運用が継続できています。

SES業界では、業務の複雑さを理由に外部委託を敬遠する企業も少なくありません。本事例は運用設計によって外部化が可能であることを示しています。

小畑様：
「マニュアルが十分でなくても、業務が複雑でも、一度相談してみる価値はあると思います。当社もかなり複雑でしたが、委託できました。自社だけで抱え込まず、整理することで外部化できる可能性は十分にあると感じています。」