スキャン代行サービス
(スキャントゥデイ)

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ペーパーレス支援・DX伴走支援
BODが提供する
「スキャン代行サービス」とは

BODのスキャン代行サービス(スキャントゥデイ)は、あらゆる企業文書をPDF等のデジタルデータに変換/電子化するサービスです。アナログをデジタルに変換することで、情報の適正な保管・活用を促進し、データ志向の業務環境を実現します。BODのスキャン代行サービスでは単発でのスキャニング代行のみではなく、毎月書類をデータ化したいお客様向けにスキャニングの定額制プランもご用意しています。
ペーパーレスを推進している企業様や、BCP対策として会社の情報資源を守りたい企業様、DXを検討されている企業様におすすめなサービスです。

あらゆる企業文書をスキャニング スキャントゥデイ

あらゆる画像や書類をスキャニングし電子化/PDF化します!

  • 画像の電子化/PDF化
    1. ・写真マイクロフィルム
    2. ・雑誌、会報誌
    3. ・図面
    4. ・絵画 など
    画像
  • 書類の電子化/PDF化
    1. ・契約書
    2. ・名刺
    3. ・はがき
    4. ・アンケート など
    書類
  • その他の電子化/PDF化
    1. ・領収書
    2. ・楽譜
    3. ・新聞
    4. ・カタログ など
    その他
BODのスキャン代行が選ばれる理由
  • 専任者による品質管理を徹底!

    月額2万円から
    定額制スキャンサービスあり

  • どんなご要望も柔軟に対応

    1枚6円から
    お得な格安スキャンプランあり

  • 初めての導入も安心お気軽に相談可能!

    大量スキャンもお任せ
    ボリュームディスカウントあり

  • ピンポイントの作業も一連の作業も対応

    DVD・USB・
    ダウンロードデータなど
    様々な納品形式でデータ納品可能

  • 素早く納品!

    面倒な書類の整理・発送作業から
    BODでアウトソース対応

  • 安心のセキュリティPマーク取得企業

    厳重なセキュリティで
    スキャン書類を徹底管理

<書類のデータ化/PDF化はBODにお任せください>

こんなお悩みを解決します

  • 書類が多くて目的の書類を見つけるのに時間がかかる
  • 目的の書類を見るためだけに出社しており業務が非効率
  • DX化を検討しているが、何から始めていいのかわからない
  • 災害対策としてデータ化/PDF化したい
  • データ化/PDF化したい書類が多すぎて自社で対応しきれない

サービスの特徴

BCP対策・災害対策・劣化回避
大規模な災害が起こった場合、保管している書類が水没や焼失によって滅失してしまう可能性があります。 スキャニングサービスで紙書類を電子化することにより、このようなトラブルや経年劣化から大切な書類やデータを守ることができます。
電子化で業務効率化
紙書類をスキャン(電子化)し、クラウドに書類を保管・管理することが出来ると、印刷のための手間がなくなり、大量のデータの中から特定の資料を見つけることも容易になります。
保管場所・コスト削減
電子化により、紙代・印刷費用・保管場所を維持する費用、さらには書類を処分するための手間も省けます。 紙を管理するための人件費も含め大幅なコストの削減につながります。
IT化・リモートワークにつながる
テレワークは、紙書類の処理のために出社する必要がなく、情報端末を使ってオフィス以外でもデータの確認が行えることが前提です。テレワークの導入にはペーパーレス化(電子化)は必須になります。
文書電子化についての法改正にも対応!
電子帳簿保存法の改正で多くの書類ペーパレス化できるようになりました。2022年の1月電子帳簿保存法改正では国税関係帳簿書類の電子化要件が緩和され、紙書類をデータで保存するハードルが大きく下がると期待を集めています。
BODのスキャニング代行サービスでは、電子帳簿保存法に対応していますのでこの法改正を活用し、ペーパーレス化の支援をします。

電子化/PDF化のメリット

  • コスト削減
    1. ・印刷費のコスト削減
    2. ・郵送費のコスト削減
    3. ・保管場所のコスト削減
    4. ・管理コストの削減
  • 検索性の向上
    1. ・検索時間の削減
    2. ・業務の効率化
    3. ・書類の整理で認識性向上
    4. ・文書管理の手間削減
  • セキュリティの強化
    1. ・書類の閲覧制限が可能
    2. ・書類の利用制限が可能
    3. ・書類の閲覧履歴の確認
  • 書類を有効活用
    1. ・同じ書類を複数人で共有
    2. ・外出先でも資料確認が可能
  • 情報資産の維持
    1. ・書類の劣化防止
    2. ・書類の紛失防止
  • その他メリット
    1. ・ペーパーレス推進
    2. ・テレワーク推進
    3. ・DX化の推進

サービス導入の流れ

要件ヒアリング

現在の書類状況や、スキャニングで電子化/PDF化したい書類についてヒアリングします。

現地調査

必要に応じて、現地にてスキャニングで電子化/PDF化する書類の原本確認をします。

各種オプション・条件確認

ファイルの命名方法・原本処理や仕様などの条件、処理方法、電子化にかける処理期間の確認を行います。
OCR処理が必要な場合はオプションよりお選びいただけます。

お見積り・ご契約

ヒアリング内容から精査し、作業フローを構築後、電子化のお見積りを提示します。
ご提案したスキャニングプランをご検討いただき、内容にご納得いただいたうえで、ご契約となります。はじめてスキャニングサービスを活用されるお客様にも安心してご利用いただけるよう、万全のサポート体制で運用いたします。

運用開始

ご契約後、電子化/PDF化する書類の原本をご送付ください。お預かりした書類の原本は厳重なセキュリティの元で管理します。
お客様のご希望に沿った条件でスキャニングサービスの運用を開始します。

納品

スキャン完了後、DVD・USBメモリー・URL経由のダウンロード等、ご要望に沿う形でデータを納品します。
その後、素早く書類の原本をご返送します。

サービス詳細

電子帳簿保存法の対象書類
(国税関連の書類)
各種契約書|預り証|借用証書|預金通帳|見積書|検収書|申込書|注文書|請求書|領収書|レシート など
e文書法の対象書類
共通文書関連の書類
会計帳簿|証憑書類(相手方から受け取った見積書、注文書、契約の申込書、送り状、納品書、検収書、請求書、契約書領収書等、および自己の作成したこれらの書類の写し)|営業報告書|財産目録|事業(業務事務)報告書|付属明細書|組合員(会員、加入員)名簿|議決権行使書|規約等|資産負債状況書類|社債権者集会議事録謄本|社債原簿謄本|総会議事録(創立総会含む)|取締役会議事録|定款
一般文書 各種申請書|法的書類|検査証|仕様書|作業手順書 など
<営業>
営業の提案資料|会議の議事録|会社案内|商品カタログ|業務マニュアル|各種申込書
<総務>
点検票|各種報告書|保証書|アンケート|チェックシート|各種マニュアル|書籍 など
その他
電子化可能な書類
<総務>
点検票|各種報告書|保証書|アンケート|チェックシート|各種マニュアル|書籍 など
<人事>
求人票|履歴書|経歴書|職務経緯書|社内規定
<大判図面>
機械設計図|設備図|建築図面 など
<広報>
社内の広報誌|各種パンフレット|イベントのチラシ|各種レポート

ヒアリング内容

下記情報をヒアリングさせて頂き、お見積り致します。
  • 書類の種別
    書類の種別
    1. ・書類のサイズ
    2. ・紙質
    3. ・綴じ方など
  • 書類のボリュームと量
    書類のボリュームと量
    1. ・書類の枚数
    2. ・保管容量
    3. ・電子化対象の冊数など
  • ご希望の条件
    ご希望の条件
    1. ・スキャニング後、ファイルの命名方法
    2. ・書類の原本処理など
  • 処理書式
    処理書式
    1. ・センター方式
    2. ・キャラバン方式
  • 処理期間
    処理期間
    1. ・電子化/PDF化の納品スケジュール
  • ご予算
    ご予算
    1. ・少量の場合や毎月決まったスキャニング量の場合には定額制プランがおすすめ
※まずはお問い合わせください。

よくある質問

スキャニングしたい書類の量が多く発送することが難しいです。
BODではスキャニングする対象書類の整理や発送業務からご相談頂けます。
スキャンされた書類のデータはどのように納品されますか?
BODでスキャンしたデータはお客様のご要望に沿った形で納品いたします。DVDでの納品、USBメモリーでの納品、URL経由のダウンロードなど幅広い納品方法から選択可能です。
情報漏洩が心配です。
BODは個人情報を適切に扱うプライバシーマーク制度を取得しており、安心してご利用いただけます。スキャン業務は専用の執務室で行い、入退室管理・セキュリティカメラの設置・個人の情報機器及び記録媒体の業務利用及び持ち込みの制限など、徹底した対策を行っています。
qms_isms

ISO 9001:2015 & JIS Q 9001:2015
ISO/IEC 27001:2013 & JIS Q 27001:2014
池袋パークビル/青海流通センター
BPOサービス、システム開発・保守、物流倉庫における流通加工(キッティング・アッセンブリ・仕分け)

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