同社のレンタルデバイス『なんつい®（リアルタイム位置・温湿度情報追跡デバイス）』の入出荷やキッティング実務は、従来担当者1名で対応していました。しかし、サービスへの需要拡大や大口受注の継続に伴い、現在では常時数万台が流通・稼働する規模へと成長。大口出荷の際には会議室や執務室の空きスペースに数百台もの端末を並べて検証・梱包を行う必要があり、実務のひっ迫が大きな課題となっていました。また、資産価値の高い精密機器を自社内保管するリスクも課題と捉えていました。

鈴木様：
「『なんつい®』のレンタルサービスは数百社、代理店を含めると千数百社近くにのぼりますが、キッティング・出荷の実務はほぼ青木1名で対応していました。100台、200台規模の大口出荷となると1日では終わらず、受発注も断続的に発生するため、月末月初を中心に大きな負荷がかかっていました。また、何百台ものデバイスを社内保管していたため、セキュリティの観点からも外部の安心できる場所に一元化したいという思いが強くありました。」

青木様：
「当時はキッティング以外にも、月数回の請求書発行、端末の仕入れや通信契約の支払いも並行して担当していたので、常に時間に追われていました。端末の挙動確認には少なくとも1台当たり30分は見なければなりません。例えば、100台を机に並べて、そのすべてに電源を入れていき、通信ができるか、データが正しくクラウドに上がるかを数十分間隔で追う必要があります。つまり、設定した時間通りに作動するかどうかを確認するため待機している時間が発生します。社内の空きスペースに何十台・何百台もの端末を並べて必死に作業していたのが実情でした。」

大口受注の継続により、社内リソースのみでの対応がひっ迫しつつあった同社では、当初、山口県にあるグループ会社への実務委託を検討しました。しかし、主要顧客が集中的に位置する東名阪への出荷リードタイムが新たな課題として浮上します。そこで都心に近い外部パートナーを求め、Web検索を通じてBODへ問い合わせを実施。精密機器の取り扱いに長けた東京都青海の物流センターを活用できる利便性に加え、在庫管理から配送、返却検品まで「窓口一本」で一括委託できるトータル体制が選定の決め手となりました。

鈴木様：「グループ会社への委託も検討しましたが、お取引の大半を占める都心のお客様への出荷リードタイムを最優先し、首都圏に拠点を持つパートナーを模索していました。Web検索を通じて最適な委託先を探す中でBODさんを知り、ご相談したところ、精密機器の取り扱いに長けた物流センターが東京都江東区青海にあるとご紹介いただきました。アクセスも良く、窓口一本で一貫して任せられる点をメリットに感じ、ここなら安心して委託できると判断しました。」

「当時はコロナ禍という不透明な状況下であったにもかかわらず、本当に迅速に動いていただきました。担当の方の誠実なご対応や私どもの状況に寄り添った柔軟な提案も、決断を後押ししてくれました。」

BODはまず、現場の青木様がこれまで行ってきた実務内容をもとに、個人に依存していた実務の移管・作業プロセスの標準化を進めました。委託範囲を出荷前のキッティングだけでなく、返却されたデバイスの確認・清掃といった検品業務全般へと拡大。単なる作業代行にとどまらず、プロの視点から在庫管理手法の改善提案を行うなど、運用の最適化に向けた伴走支援を展開しました。

青木様：
「BODの担当者様は業務に精通していらっしゃいました。在庫管理の手法についても『こうすればもっと管理しやすくなりますよ』と、プロの視点でブラッシュアップの意見をくださいました。言われた作業をただ行うサービスではなく、より良い運用に向けて伴走してくれる姿勢が大変ありがたかったです。今まで私の頭の中にしかなかった手順を一からマニュアルに起こし、誰でも同じ品質で作業ができる『財産』にできたことは大きな成果です。」

鈴木様：
「キッティングだけでなく、戻ってきたレンタル端末の清掃や消毒まで引き受けてくださる点に非常に助けられています。シールが貼られていたり、何か書いてあったりと汚れて戻ってくるデバイスもありますが、それら1台1台を丁寧に清掃し、迅速に次のレンタルへ回せる『良品』に戻してくれる。この一連のサイクルをすべて外注できたことで、弊社の品質維持が担保されています。」

BODの代行サービス導入後、懸念されていた現場の業務負荷は大幅に軽減されました。アウトソーシングを機に、「出荷リードタイム＝5営業日」という基準を明確化したことで、突発的な出荷依頼に対しても計画的に対応できる運用の土台が確立。コストやスペース、セキュリティ面を含めたトータルでの効率化が実現しています。

鈴木様： 「最も大きな変化は、業務の『標準化』ができたことです。アウトソーシングによって境界線を明確にしたことで、社内対応の場合でも『営業日5日を出荷リードタイム』として形にできました。」

「導入後の効果としては、現場担当者の作業時間が月10時間程度、年間で約120時間削減できていると見ています。委託費用や保管業務なども含めて総合的に考えると、全体で約2割のコスト削減効果が出ていると試算しています。他の中核的な社内プロジェクトが重なっていたため、もしこの出荷・キッティング業務まで社内で抱え込んでいたらパンクしていたはずです。費用対効果は十二分にありました。」

青木様： 「マニュアルが整備されたことで、現在は社内の派遣スタッフの方でも私と同じように実務を回せる環境が整いました。私が現場にいなくても運用が回るようになり、従来からもっと時間を割きたいと考えていた付加価値の高い業務に注力できています。」

鈴木様：
「自社内で抱えている課題は、少なからずどこの企業様でも持ち合わせているものだと思います。しかし、自社だけの視点で解決しようとせず、一度第三者であるプロの視点で見てもらい、相談することが何より重要です。考えるだけではなく、まずはテスト的にでも良いので『即実行』してみること。問題を先延ばしにせず動くことで、現場の負担軽減だけでなく、将来的な業務の改善や改良のサイクルが回り始めます。費用対効果を細かく計算して足踏みする前に、まずは気軽に相談してみることでよい結果が出ると思います。」