対応事例

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年末調整業務を委託して
コア業務のリソースを確保。

ドレスショップやレストランを全国に展開。ブライダル事業を手掛ける上場企業。

企業課題

季節性で負荷がかかる年末調整の対応に追われ、コア業務のリソース確保ができない。

課題①「業務負荷の増大」

現在の人員では約1700名の年末調整業務を行うことが困難になっていた

課題②「品質を保証した委託先探し」

今まで年末調整業務を委託をしていたBPO会社の品質が悪く、社内でも年末調整の業務委託に関して反対する社員もいる中、しっかりと対応してくれる委託先の選定をしなければならなかった。

BOD選定理由

品質を保証した提案内容で年末調整業務をBODに一任。

お客様から頂いた申告内容や証明書類などは全てBODでダブルチェックする体制を敷き、徹底的に品質を保証する提案をしました。
納品に関してもお客様のご要望に合わせて納品させて頂きました。
また、令和2年からの法改正についても、自社で対応するため、お客様は法改正に適応する必要がなくなり、人事の業務負担を大幅に軽減することができました。

<年末調整業務の一任を実現させた方法とは>

・年末調整業務の中で一番最初に行われる「年末調整の対象者選定」から「源泉徴収票の発行」までBODが対応。
・お客様専用のお問い合わせ電話番号やメールを開設し、督促連絡や申告内容に不備があった際はBODで確認して対応することでお客様に負荷をかけずに年末調整業務をBOD内で完結させることに成功。

<具体的な業務フロー>

①Office Stationから対象者へ個別ID・PWを記載した「年末調整申告依頼メール」を配信。
②申告完了確認次第、1次チェック・2次チェックを実施。
③着荷した証明書類と申告内容に相違ないか1次チェック・2次チェックを実施。
④対象者からのお問い合わせや書類不備に関する連絡を、メールおよび専用電話にて対応。
⑤申告データをご希望の体裁にカスタマイズし、データ納品。
⑥証明書類を対象部署別・社員番号順に編綴し納品。

導入効果

年末調整業務を一任したことでコア業務に注力できる時間を確保。令和2年からの法改正にも問題なく対応いただきました。

負荷がかかっていた書類確認や入力作業、督促連絡などの年末調整業務を一任したことで、コア業務に注力する時間の確保ができました。また新たにシステムを導入する必要もなく、WEBから簡単に申請をするだけで年末調整業務を完了することができました。
また、令和2年から年末調整について法改正されたため、当初は現場で混乱していましたが、BODに年末調整を一任したことで、法改正に適応する必要がなくなり、問題なく年末調整を完了することができました。

ジャンル
アウトソーシング
年末調整代行
効果
コア業務に注力
解決策
まるごと代行
専用電話・メールを開設