クラウド導入前は、勤怠を紙で回収しExcelへ転記、給与計算は外部ベンダーへ依頼する体制をとっていた同社。拠点分散と企業特有の複雑な給与体系が重なり、勤怠の承認、集計には時間と手間がかかっていました。業務は担当者依存の状態で、運用は回っているものの、継続性と正確性に不安を抱えていました。

矢冨様：
「当社は、製造工場は佐賀、バックオフィス部門のある本社は福岡、営業所は九州各地や四国などに点在し、拠点が分散しています。また、海外出張をする社員もいる中で紙の勤務表を毎月回収し、承認印をもらい、Excelに転記して集計する作業には、限界がありました。物理的な距離があるだけで、こんなにも非効率なのかと感じていました。」

「給与体系も複雑で、固定残業や企業特有の制度が混在しています。計算方法を理解しているのは実質的に担当者だけです。もしその担当者が退職したら、翌月の給与支払いに影響が出る可能性すらありました。いわば、経験と慣習で成り立っている状態でした。」

武部様：
「月初の1週間は、ほぼ給与計算業務に専念していました。紙の勤怠を確認し、残業を計算し、不備があれば本人に確認する。その間は他の業務が止まってしまう状況でした。」

同社では、給与計算業務を効率化するため、『マネーフォワード クラウド』を導入。導入にあたっては、設定面の専門的な支援の必要性を感じていました。スムーズに移行させるため、制度設計から初期構築まで一気通貫で伴走支援を受ける体制のもとで導入を進めることになりました。

矢冨様：　「BODさんへの依頼は、マネーフォワードさんから設定実績のあるパートナーとしてご紹介いただいたことがきっかけです。『マネーフォワード クラウド』の仕様を理解したうえで支援されていると伺い、その点に大きな安心感がありました。自分たちだけで制度を整理し、設定まで落とし込むのは難易度が高いと感じていましたので、専門的な知見を持つパートナーに伴走いただくのが最適だと判断しました。」

「システムは、導入すれば自動的に回るものではありません。給与規程に書いてある内容を、実際の計算式としてどうシステムに落とし込むかが、一番のハードルでした。例えば固定残業一つとっても、金額ベースなのか時間ベースなのか、端数処理を何分単位にするのかによって結果が変わります。当時は月数千円の差を手作業で補正していましたが、その修正にかかる工数や確認作業の負担を考えると、本来目指すべき姿ではないことに気づきました。」

システム導入時は、週1回30分程度の定例会を実施。メールでの確認も行いながら、給与制度の整理とシステムの設定設計を段階的に進めました。単なる設定代行ではなく、「何が論点か」「どの設定がどのような影響を及ぼすか」を整理し、将来のメンテナンス性まで見据えた支援が行われました。

矢冨様：
「何が問題で、システム上のどこを変えるとどう影響するのかを丁寧に整理してもらえました。設定を変えた場合のメリット・デメリットまで説明してもらえたので、判断がしやすかったです。」

「固定残業や独自の手当など、当社特有の制度もできる限りシステムに組み込んでもらいました。100％そのままではなくても、“最も現実的で効率的な形”を複数案提示していただけたのがとても印象に残っています。」

「導入時はやらなければならないことが多く、こちらも気が回っていなかったのですが、BODさんが影響額や運用負荷を整理したうえで、『この設定であれば実務上問題ありませんよ』と具体的に提案してくれて、大変助かりました。また、後から担当者が見ても理解できるように条件式を整理して設計してくれました。素人が組むとブラックボックス化しがちですが、プロの設計は違うと感じました。」

システムの導入後、給与計算にかかる期間は、月初5日から約2日へ短縮。勤怠管理全体で約30％の工数削減を実現しています。また、ペーパーレス化により年末調整や法改正対応もスムーズになっています。

武部様： 「以前は月初の5日間を給与計算に充てていましたが、現在は2日程度で完了します。勤怠管理全体で見ても、体感で3割ほど負担が減っています。月の途中で残業時間を確認できる点も大きな変化です。また、従業員自身もシステム上で残業時間を確認できるようになり、一定時間を超えると通知が来るため、自身の労働時間を適切に管理する意識づけにつながりました。」

矢冨様： 「1カ月のうち5〜6日は、新しい施策や改善業務に充てられるようになりました。これは業務全体で見ると、約30％の効率化につながっていると感じています。勤怠データをリアルタイムで確認できるため、部署ごとの残業傾向も感覚ではなくデータで判断できるようになりました。また、年末調整も完全電子化され、税制改正があっても迅速に対応できました。紙が一切出なくなったことは想像以上に大きな変化でした。」

矢冨様：
「従業員が50名、100名と増えてくると、システム化は避けて通れません。ただし、導入は想像以上に専門性が求められます。給与規程を条件式に落とし込む作業は難易度が高い。自社だけで抱え込まず、専門家の支援を受けることは有効な選択肢だと思います。」

「給与は絶対に間違えてはいけない業務です。当たり前を当たり前に続けるための基盤づくりこそが重要だと実感しました。」

武部様： 「従業員の労務管理に対する意識は、以前より良くなったのではないかと感じています。残業時間を従業員自身が確認できるようになったことで、管理する側だけでなく、全員の意識が変わってきたように思います。」

「労務管理は担当者一人だけで完結できません。従業員の皆さんにも意識を持っていただくことが必要です。その点で、こちらの負担も軽減されたと感じています。」