導入前、同社の勤怠管理は紙の出勤簿が主体であり、紙での各種申請も管理を複雑化させていました。従業員数の増加に伴い、手書きの出勤簿と勤怠データの照合作業にかかる工数も増え、実務を一手に担う担当者への業務集中は法改正への対応も含め限界を迎えていました。

小松様：
「以前は全てを紙で行っていたため、勤務簿を締め日付近にまとめてExcelデータと照合する作業が大きな負担になっていました。長年アナログだったこともあり、正直なところクラウド導入後のイメージは全くついていませんでした。ただ、従業員の数が増えるにつれ、一人の担当者が手作業で回し続けるのはもう無理だという危機感があり、導入に踏み切りました。」

大北様：
「当社では、パートさんも仕事に前向きな方が多く、例えばお子さんの学校行事などで中抜けしても、会社が忙しければまた戻ってきてくれるということもあります。フレキシブルな働き方は、普通のタイムカードやExcel管理では限界に来ていたのも事実です。従業員数も増えましたし、年末調整などの煩雑な実務も含めて、今のままのやり方ではいけないという思いが強くなっていきました。」

藤田様：
「私はほぼ一人で給与計算から社会保険等の各種手続き、会計入力まで担当しており、常に時間に追われていました。法改正への対応も含め、ミスのない正確な運用と時間の節約が、システム導入の切実な目的でした。」

同社では検討の末、独自の勤怠運用にも対応できる『KING OF TIME』と、給与計算だけでなく年末調整や社会保険手続きまで一元管理できる『マネーフォワード クラウド』の併用を選択しました。しかし、性質の異なる2つのシステムを自社のみで設定・連携させるのは困難だと判断。そこで、双方のシステムに精通し、導入から運用までを一貫して任せられるBODへ導入支援を依頼しました。

小松様：「弊社のルールは複雑で、自分たちではどう設定していいか分かりませんでした。マネーフォワードさんからの紹介で、両方のシステムに精通しているBODさんなら安心だと判断しました。プロの知見を借りることで、構築期間の短縮も期待できました。」

大北様：「決め手は『運用し始めてからも、責任を持って見届けます』という伴走支援でした。複数のシステム提供会社に別々に依頼すると、同じ説明を繰り返す手間が2倍になります。BODさんなら窓口が一つで済み、システム間の連携も含めてトータルで任せられることも大きなメリットでした。」

BODの導入支援チームは、定期的なオンラインミーティングを通じ、複雑に絡み合った現行ルールの整理から着手。休日の振替や週40時間勤務を超えた場合の時間の管理など、同社独自の計算ロジックを一つずつ紐解き、実務に即した形でシステムへ落とし込んでいきました。

藤田様：
「休日の振替や代休の管理など、非常に細かいルールまで粘り強く聞き取ってくださいました。単に設定を代行するだけでなく、『支援が終わる頃には自分一人で運用できるようになりたい』という私の希望をくみ取り、仕組みを丁寧にレクチャーしながら並走してくださった。専門家が隣にいてくれる安心感があったからこそ、新しい仕組みを自分のものにできたと思います。」

小松様：
「弊社の基幹システムから採算表を作るためのデータ抽出についても、『今のままの運用を続けたい』というこちらの要望に対し、弊社のシステム担当者とも直接やり取りをして解決策を提示してくれました。こちらの『こうしたい』という要望にすべて応えてもらえただけでなく、導入後のイレギュラーへの対応策も示してくださり、不安しかなかった私にとって非常に心強かったです。」

「定例会では、こちらの疑問が解消されるまで一つひとつの事項に真摯に向き合ってくださいました。設定が難航しそうな場面でも、決して諦めない姿勢で解決策を模索してくれたことが、大きな信頼につながりました。」

大北様：
「特に感心したのは、週の労働時間の管理です。週の途中で月が変わる際、割増賃金の対象となる『週40時間』を超えているかは前月の最終週のデータを見ないと判断できません。この確認をどうするのかと尋ねた際、即座に前月のデータを紐付ける仕組みを提案してくれました。あぁ、やっぱりプロはさすがだなと、非常に頼もしく感じました。」

クラウド化により、従業員はスマートフォンからの各種申請や年末調整の入力が可能になりました。導入当初こそ操作に戸惑う声もあったものの、慣れてしまえば「自宅からでも手続きができる」という利便性が浸透。バックオフィス側でも確認・集計作業の劇的な効率化が実現しました。

小松様： 「勤務簿と入力データの照合時間は、以前は4〜5時間かかっていましたが、今は1時間前後と約4分の1に短縮されました。約75%もの工数削減です。従業員がスマホでリアルタイムに申請できるため、入力漏れや差し戻しも激減しています。」

藤田様： 「年度更新は、およそ8時間かかっていたのが1〜2時間になり、離職票の作成も従来の1/3以下の時間で完了します。また、以前は60名以上の給与明細を一人ずつ印刷、封入して手渡ししていましたが、その膨大な手間もなくなりました。社会保険の料率変更などもシステム側で自動で行われるため、法改正への不安が解消されたのが何より大きいです。」

大北様： 「システム化によって、客観的な記録に基づく適切な労務管理体制が整いました。法改正や社会の変化にも柔軟に対応できる、揺るぎない土台ができたという手応えを感じています。」

システムの一新は、運用が定着するまでのプロセスにおいて相応のエネルギーを必要とします。しかし、それを乗り越えた先にある効果と組織としての成長について、メッセージをいただきました。

大北様：
「紙での管理に限界を感じているなら、一度プロの話を聞いてみるべきです。客観的な記録に基づく管理体制を整えることは、結果として会社を守ることにもつながります。システム化が終わってみれば、会社のレベルが一つ上がるような気持ちになれるのではないかと思います。」

小松様：
「導入前はコストや手間の面で不安もありましたが、実際に削減できた時間を考えれば、費用対効果は十二分にあります。壁を作らず、まずは一歩踏み出してみることが大切です。」

藤田様：
「システムを入れれば手放しで全てが楽になるわけではありませんが、法改正への対応や電子申請など、得られるメリットは非常に大きいです。今後事業を拡大させていくのであれば、早い段階でバックオフィスを強化しておくことを強くおすすめします。」