同法人は「医経分離」の考え方に基づき、採用を除くバックオフィス業務のすべてを長年特定の外部企業へ委託していました。そのため、社内には給与計算の実務担当者もシステムも存在しませんでした。しかし、委託先が関連業務から撤退することになり、社内に知見がない状態から新たなクラウドシステムと運用体制を整備しなければならない状況に直面しました。

高巣様：
「当法人は、医師や看護師といった医療従事者の採用は自社で行いますが、事務作業はすべて外部に委託して診療所を運営してきました。社内にシステムもノウハウも存在しない状態でしたが、委託先から業務終了の通知を受け、新たな運用方法を探さざるを得なくなりました。まずは勤怠から給与までを一気通貫で管理できるシステムとして『ジンジャー』を選定しました。」

山本様：
「委託先の撤退に間に合うよう、本来であれば1年ほどかけて設定やデータ移行を行うところを、約10カ月という短期間で完了させなければなりませんでした。我々にはシステム設定の知識がなかったため、要望をお伝えした上で、期限に間に合わせて実装し運用していただけるパートナーの存在が不可欠でした。」

自社にノウハウがない状況下で、システム導入から設定、稼働後の給与計算や年末調整までを横断して任せられる委託先を探すことになった同法人。直営5拠点に加え、非常勤医師を含む数百名規模の複雑な給与体系に対応するためには、十分な人員体制とセキュリティ環境が求められました。複数社を比較検討した結果、実務を担う人員の規模や厳格な情報管理体制を備えたBODへの依頼を決定しました。

高巣様：「100名程度の規模であれば税理士や社労士の方に給与計算を引き受けてもらえるのですが、当法人はスポットで勤務される非常勤医師が多数在籍しています。1回いくらといった日給制などの特殊な給与支払いが発生し、対象者も600名から700名規模にのぼるため、簡単には引き受けてもらえず委託先の選定には苦労しました。」

山本様：
「BODさんへ依頼した決め手は、事業規模と人員体制、そして情報セキュリティの高さです。実際に作業施設を見学させていただいた際、監視カメラの設置や業務スペースへの携帯電話持ち込み禁止など、厳格な管理体制が敷かれていることを確認できました。大切な従業員データを預ける上で、こうした徹底した情報管理の姿勢に、安心してお任せできると感じました。」

高巣様：「他社と比較しても、専用の業務ルームで十分な人数の担当者が作業にあたっている点は非常に安心感がありました。また、万が一メインの拠点が機能しなくなった場合でも、別の拠点で業務をカバーできる体制が整っていると伺い、事業継続（BCP）の観点でも委託先としての信頼性が高いと判断しました。」

9月の勤怠稼働に向け、BODの導入支援チームがシステム設定にかけられる期間は約4カ月。この間に情報の連携を取りながら、システムの初期設定、人事データの移行を推進していきました。また、稼働開始前にはシステムの利用マニュアルを作成し、操作説明会を実施。テスト運用を経て、10月からは給与計算代行が本格稼働しました。その直後に年末調整へと突入する非常にタイトなスケジュールの中、初期段階では仕様の理解不足等による連携の課題も発生しました。しかし、その後の迅速な体制強化により、安定した運用基盤を築き上げることができました。

山本様：
「操作マニュアルについては自社で作成したものもありましたが、より複雑で詳細な設定や操作が求められる管理職者向けのマニュアル作成は、BODさんのマニュアル作成代行に依頼しました。時間的な制約がある中、約1カ月で作成していただいたうえに、操作に関する説明会も実施していただきました。」

高巣様：「10月の給与計算開始と同時に年末調整の準備に入るというタイトなスケジュールでした。非常勤医師の特殊な給与体系もあり、初年度の年末調整ではシステムへのデータ反映などに想定以上の調整が発生し、年明け頃までは大変な状況が続きました。」

山本様：「しかし、2月以降にBODさん側で体制を整備し、給与計算の多重チェック体制を強化していただきました。法的な知見を持つ専門アドバイザーを体制に組み込んでいただいたことで、不明点があってもすぐに確認・解決できる仕組みができ、現在では安定的な運用が実現しています。また、連絡や修正に対するレスポンスが非常に早く、迅速にご対応いただけて助かっています。」

クラウドシステム導入とBPOサービスの活用により、委託先の撤退という危機を脱し、客観的な記録に基づく確実な労務管理体制が整いました。もし自社で専任担当者を採用・育成して内製化を図っていた場合、多大な時間とコストが発生していたと想定されます。幾多の困難を乗り越えて構築された運用体制は、法改正などにも対応できる盤石なバックオフィス基盤として機能しています。

高巣様： 「給与計算等のバックオフィス業務は、仮に人材を採用して育成したとしても、その担当者が退職してしまえばまた一からやり直しになってしまいます。当法人の、複雑な給与計算を自分たちで対応するのは難しく、ノウハウを持つ専門企業へ外部委託したことで、属人化を防ぎつつ安定した業務運営が可能になりました。」

山本様： 「給与計算を内製化しようとすれば、少なくとも専任担当者を2名採用する必要があり、採用から育成を含めると多大な人件費やコストがかかっていたはずです。BODさんへ委託したことでそのコストを抑えられただけでなく、密な連携を通じて、自社単独で運用する以上の強固なリスク管理体制が作れました。」

社内に実務経験者やシステムがない状態から、約10カ月という短期間でクラウド化と業務委託の再構築を実現した同法人。これからバックオフィス業務のシステム化やアウトソーシングを検討している企業に向けて、事前準備と外部パートナーを活用する意義についてメッセージをいただきました。

山本様：
「まずは、自社がいつまでに何を実現したいのか、大枠のスケジュール感や目的をあらかじめ整理して伝えることが大切です。そこが曖昧だと導入支援もスムーズに進みません。自社にノウハウがない場合は、目的を明確にした上で専門家の知見を活用することが、正確な業務遂行につながると思います。」

高巣様：
「自社だけでシステムの導入や業務体制の構築を行うのは、非常にハードルが高いです。BODさんのように、システムの設定からその後の運用までを一貫してサポートしてくれるプロフェッショナルが伴走してくれることは、会社にとって大きな安心感をもたらしてくれます。」