クラウド導入前の業務体制について、当時の状況や感じていた課題を伺いました。

長島様：
「中野本社と戸田本部で『勤怠管理』『給与計算』『控除計算』の3つのシステムを別々に運用していました。それぞれのシステムが独立していたため、同じ従業員でもシステムごとに登録情報が微妙に異なるといった事態が頻発していました。たとえば、苗字の表記揺れや時給額の入力違いなど、細かな不一致が業務の手間やミスの温床になっていました。」

「当時の給与計算システムは完全に自社仕様のオーダーメイドで、計算式さえ合っていれば処理が進んでしまうため、システム間の整合性が取れていなくてもエラーが出ないという深刻な問題もありました。さらに、業務が中野本社と戸田本部で完全に分断されていたため、相互チェックができず、属人化が進んでいました。」

伊藤様：
「情報の不整合によるミスは、従業員からの申告や偶然の発見でしか気づけないことが多く、非常に不安定な運用でした。例えば、転居によって交通費が変わるなどといった場合、変更申請書と給与データを照合しますが、これが一致していないこともあり、確認作業に多くの時間と労力を要していました。」

このような背景から、人事労務システム導入に踏み切った同社。複雑な給与体系にも対応できる柔軟性や将来的な運用のしやすさを重視し、jinjerの導入を決定しました。しかし、導入作業を進めるにあたり、通常業務との並行が難しいという課題が浮き彫りになり、外部支援の必要性が高まっていきました。

長島様： 「当社は給与体系が複雑で、変形労働時間制や複数の雇用形態が混在しています。システム選定にあたっては、どれだけ当社の要望に柔軟に対応できるかを重視し、jinjerの導入を決めました。」

「ただ、導入を決めたとはいえ、通常業務と並行してシステムの初期設定やデータ移行を進めるのは、現在の現場のリソースでは到底対応しきれないというのが正直なところでした。また、中野本社と戸田本部で業務が完全に分断されており、両方の業務フローを理解している人材が社内にほとんどいなかったため、全体を統括して導入を推進する体制も整っていませんでした。大きなシステムを一から導入して、きちんと運用できる状態に持っていけるのか、想像もできなかったという状態です。」

伊藤様：
「私自身、当初はjinjerのシステムに対する知識がほとんどなく、導入支援サービスを活用するにしても、何をどこまでお願いできるのかよく理解できていませんでした。ただ、設定作業をしてもらえるのだったら、お願いしたい！という気持ちでした。BODさんでは jinjerのシステム導入支援を何回も経験していると聞いていたので、安心してお任せすることができました。」

川島様：
「jinjerの導入は、当社にとって大きな変革でした。だからこそ、導入作業を確実に、かつスムーズに進めるためには、専門的な知見を持つ外部パートナーの力が必要不可欠でした。BODさんに依頼したことで、私たちは通常業務に集中しながらも、安心して導入プロジェクトを進めることができました。」

jinjerの導入にあたっては、給与体系の複雑さや拠点ごとの業務分断といった要因から、設定作業の難易度が高く、通常業務と並行して進めるのは現実的ではありませんでした。そこで、BODの支援を受けることで、設定作業の負担が軽減され、合わせて業務の標準化や属人化の解消という効果も得られました。

長島様：
「jinjerの内部構造や設定方法が全くわからない状態からのスタートでしたが、 BODさんは初期段階から非常に丁寧に説明してくださり、こちらの理解度に合わせて一つひとつの工程を明確にしてくれました。データのインポートやマッピングもすべて対応していただき、私たちはデータの最終確認を行うだけで済みました。」

「また、システムの設定だけでなく、今後を見据えた運用のアドバイスもいただけたのが良かったです。例えば、計算式の設計においても『交通費の計算式はここで一度分解しておきましょう』などと助言をいただき、将来的にも管理、運用しやすい設計にしてもらうことができました。」

伊藤様：
「jinjerの項目と、旧システムで使っていた項目の対応関係がわからず、最初は混乱しましたが、BODさんが『これはこの項目に該当します』『これはこういう意味ですよ』と丁寧に説明してくれたことで、理解が進みました。設定作業のスピードも非常に早く、こちらが数日かかると思っていた作業を1日で仕上げていただいたこともありました。」

jinjer導入後、業務の効率化や情報の一元管理が進み、従来の課題が大きく改善されました。特に、BODの支援によって、導入初期からスムーズに運用に移行できたことが大きな成果のひとつとなりました。

長島様： 「jinjer導入の効果という点でいえば、クラウド上で情報を一元管理できるようになったことですね。本社と戸田本部間での情報共有が格段にスムーズになりました。以前は中野本社に行かないとできなかった作業も、今では戸田本部から対応可能です。週に２､３回としても移動時間だけで月20時間以上の削減になっています。」

「給与形態が4パターン（固定給、変形月給、日給、時給）あり、さらに変形労働時間制で休日数も人によって異なるなど、複雑な計算ロジックが必要でしたが、BODさんのご支援によって、正確に反映することができるようになりました。jinjerのシステムの柔軟性と、BODさんの的確な設計支援がなければ、実現は難しかったと思います。」

「自走期間に入ってからも、給与計算で大きなトラブルが起きたことは一度もありません。伴走支援期間中にしっかりと設計を構築でき、スムーズに移行できたおかげだと感じています。」

伊藤様： 「障害者雇用の管理など、以前はExcelで管理していた情報もjinjerに統合できました。カスタム項目を活用して、業務に合わせた柔軟な管理が可能になったのは大きなメリットです。従来は確認事項がある場合はその都度、中野本社へ連絡していましたが、情報の整合性が保たれ確認作業の手間も大幅に減りました。」

「導入開始後、自走まで３カ月間の伴走支援期間がありました。当社では給与支払い日が月に２回あるため、計６回の給与計算実務に伴走していただきました。当時は定例会のほか、電話やzoomなどを用いて情報共有を密に行っていました。その際には、フィードバックを丁寧に実施していただき、自走までの準備を整えることができました。BODの担当者の方は、親身になって説明を細かくしてくださり、私たちの味方でいてくれる感覚で助かりました。心から感謝しています。」

川島様：
「jinjer導入にあたっては、既存の給与計算システムがカスタマイズされすぎていて、どの項目がどういう計算式になっているのか、私たち自身でも把握しきれていない状態でした。BODさんはその“見えない部分”を一緒に紐解きながら、システムに落とし込んでくれました。『これは項目を分けて整理した方がわかりやすいですよ』といった提案もいただき、実際にその通りに設計したことで、非常に使いやすくなりました。この点は本当に感謝しています。」

「また、通常業務と並行しながらのシステム移行は、本来であれば知識がない状態からの試行錯誤が必要となり、想定外の作業や負担も多く発生していたはずです。その点、BODさんに導入支援をお願いしたことで、そうした先の見えない負担を大きく軽減していただきました。 さらに、移行作業全体のうち約７割をBODさんに担っていただいたことで、私たちが対応する工数は体感として３割程度に抑えられ、業務負担を最小限にしながらスムーズに導入を進めることができました。 明確な数値化は難しいものの、時間面・コスト面の両面において、非常に大きな効果があったと実感しています。」

最後に、同じような課題を抱える企業に向けて、導入を検討する際のアドバイスを伺いました。

長島様：
「DX推進が叫ばれる中で、業務システムや人事労務の仕組みをアップデートする必要性を感じる企業も多いと思います。ただ、自社だけでのクラウドシステム導入が難しいと感じるなら、最初から導入支援サービスを選択肢に入れることをおすすめしたいです。設定代行がなければ、ここまでスムーズに使えるようにはなっていなかったと思います。初心者にも寄り添ってくれるパートナーがいることは、本当に心強いです。」

伊藤様： 「最初はシステムを触るのも怖かったのですが、BODさんが丁寧に教えてくれたおかげで、今では自信を持って運用できています。BODさんのような“安心できる味方”がいれば、確実に前に進めます。」