中小企業の約65%が「情シス不在」。ファイル管理の電子化が進んでも解消されないファイル検索の非効率とデータ復旧への不安

kubellストレージ、中小企業505名を対象にした「ファイル管理とセキュリティに関する意識調査」の結果を発表

法人向け国産オンラインストレージサービス「セキュアSAMBA」を提供する株式会社kubellストレージが、中小企業のファイル管理とセキュリティに関する実態を明らかにするため、ビジネスチャット「Chatwork」を利用する全国のビジネスパーソン505名を対象にアンケート調査を実施。本調査は、情シス不在層の特定、電子化後の文書管理負荷の把握、オンプレミス利用企業に残る運用課題の可視化を目的としている。

調査の背景
調査結果
調査結果を受けて
本調査の詳細結果
調査概要

調査の背景

過去2回の調査（第1回調査・第2回調査）から見えてきた、ファイル管理とセキュリティに関して中小企業が抱える課題をさらに具体化し、どのような企業で、どのような運用上の悩みが強く表れているのかを調査。特に、「情シス不在」による管理の属人化、電子化後の整理負荷、PPAP（パスワード付きZIPファイルによるメール送受信の慣行）運用に対する現場のストレス、NAS（ネットワーク接続型ストレージ）利用企業に残る課題に着目している。

調査結果

調査結果から、中小企業のファイル管理における、3つの課題が明らかになった。

情シス専任者がいないことで管理が属人化している
電子化後の文書が整理されず、検索性が低下している
既存環境を使い続ける中で、データ復旧への不安が残る

1.情シス不在で管理が属人化している
ITシステムの管理体制については、「担当者は誰もおらず、各自で対応している」が38.8%で最も多い結果となった。また、「他業務と兼任」または「担当者は不在」と答えた層は64.5%にのぼり、中小企業では、ファイル管理ルールや保存先の運用が個人任せになりやすい構造が見えてきた。

2.電子化後、検索性が低下している
ファイルの所在に関する設問（Q6）と電子化の状況に関する設問（Q8）をクロス集計したところ、社内の電子化が進んでいたとしても管理が行き届いていない状況では、「欲しいファイルを探すのに時間がかかる」と答えた層が約84%に達した。電子化の有無だけでは検索性は改善せず、管理設計が不十分なまま電子化した場合、負荷がかえって増大することが示唆される。電子化後の命名規則や格納ルールの整備が成果を左右すると考えられる。

3.既存環境を使い続ける中で、データ復旧への不安がある
ファイルの保存場所に関する設問（Q11）とデータの安全性に関する設問（Q12）の結果をクロス集計した結果、「復旧できるか不安」と答えた層のうち、クラウドストレージ利用者が38.3%、社内サーバー・NAS（ネットワーク接続型ストレージ）利用者が27.5%を占めた。データ復旧への不安は、特定の保存手段に限らず、クラウド利用企業を含めて幅広く存在していることが示唆される。保存先そのものよりも、バックアップ設定の理解や復旧手順の共有不足が、不安の背景にあると推察される。

調査結果を受けて

今回の調査から、中小企業のファイル管理における課題が「電子化しているかどうか」ではなく、「電子化後の運用が適切に機能しているかどうか」の段階に移っているという点が明らかになった。特に、情シス不在企業では管理ルールの整備が追いつかず、ファイルが増えるほど検索性や共有効率の問題が顕在化しやすい傾向がある。単なるツールの導入に留まらず、「専任の情シスがいなくても維持できるシンプルな管理ルールの策定」が不可欠であると考えられる。

本調査の詳細結果

本調査の詳細レポートでは、今回公表した概要に加えて、情シス専任者の有無による管理実態の違い、電子化後の検索課題、NAS（ネットワーク接続型ストレージ）利用企業の傾向、PPAP（パスワード付きZIPファイルによるメール送受信の慣行）や情報共有手段に関する実態などを掲載している。
以下から無料でダウンロードできる。

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