オンラインアシスタント®「フジ子さん」を運営するBPOテクノロジー株式会社は、人材派遣や人材紹介、教育研修事業などを展開するアビリティーセンター株式会社における活用事例を公開した。
本事例では、社員のコア業務への集中と定例業務の属人化防止を目的に、「フジ子さん」をどのように活用しているのか、その導入背景と効果を紹介している。
導入の背景：「産休」による業務空白と属人化リスク
アビリティーセンターは人材派遣を中核事業に、人材紹介・教育研修・BPO・外国人採用支援など、人と組織の課題解決に取り組む地域密着型の人材サービス企業だ。
「フジ子さん」導入のきっかけは、社員の産休取得だった。後任体制の検討を進める中で、社員がよりコア業務に集中できる環境づくりや、業務の属人化防止が課題として挙がった。そこで、リモートで対応可能な業務を社外へ切り出す方針のもと、「フジ子さん」の導入を決定した。
導入の決め手：ツール導入支援から定常業務まで一気通貫
アビリティーセンターでは、経費精算を紙申請・現金精算で運用していたが、業務効率化を目的に新たな経費精算システムの導入を予定していた。
「フジ子さん」はツール導入支援にも対応しており、システム導入時のサポートから導入後の経費精算チェック業務まで一貫して依頼できる体制を提供している。
こうした「フジ子さん」ならではの一貫したサポート体制と、契約後も依頼内容を柔軟に変更できる点が導入の決め手となった。
現在の依頼内容
現在アビリティーセンターでは、毎月の勤怠チェックや経費精算におけるインボイス要件の確認業務を中心に「フジ子さん」を活用している。
そのほかにも、エンゲージメントサーベイ結果の整理や人事生産性レポートの資料作成、単発の資料作成・情報収集など、依頼内容は多岐にわたる。
新たな業務を依頼する際は、必要資料と依頼事項をテキストで共有することを基本とし、複雑な内容についてはオンラインで画面共有を行いながら説明を実施。業務内容に応じてコミュニケーション方法を使い分けることで、スムーズな引き継ぎにつなげている。
また、月末の1週間前には契約時間の残数や作業予定を確認する運用を導入。追加業務の依頼やマニュアル作成などに時間を充てることで、契約時間を有効活用できる体制となっている。
導入効果：時間削減と属人化の解消
経費精算・勤怠チェックは細かな確認が必要で工数のかかる業務だったが、一次チェックを「フジ子さん」にアウトソースしたことで、時間削減効果が生まれました。最終確認は自社で行うものの、導入前と比較して負荷は顕著に軽減されている。
「ルールが明確な業務は依頼する」という方針の徹底により、社員は新規プロジェクトへの挑戦や時間外対応の削減など、本来注力すべき業務に時間を使えるようになった。また、「フジ子さん」のチーム制による対応体制も、アビリティーセンターが課題としていた定例業務の属人化防止に寄与している。
