〜 従業員が手続きに迷う時間と、管理者が同じ質問への繰り返し対応を“ゼロ”に 〜
株式会社SmartHRが運営するクラウド人事労務ソフト「SmartHR（スマートエイチアール）」は、身上変更やイベントの手続きを効率化する「申請ナビゲーション」機能を11月11日より提供開始する。
本機能は、従業員が社内のマニュアルを探す必要なく、選択肢に回答するだけで一人ひとりに必要な申請やタスクが可視化され、従業員の申請ミスを削減。人事労務担当者による問い合わせ対応や確認・差し戻し業務の負荷を軽減できる。
「SmartHR」は、バックオフィスと従業員をつなぐフロントシステムとして、働く一人ひとりの体験価値を高め、組織全体の円滑なコミュニケーションと生産性向上を後押しする。
「申請ナビゲーション」機能の概要
結婚、出産、転居など、従業員の身上変更やイベントに伴う申請手続きの煩雑さは、従業員・人事労務担当者の双方の負担になっている。従業員は「次に何を、どこで、どのように申請すればよいか」が分からず、申請漏れやミスが発生しがちだ。その結果、人事労務担当者は類似した問い合わせ対応や、申請不備の差し戻し、進捗確認といった業務に多くの時間を費やすことになる。
「申請ナビゲーション」は、従業員がホーム画面のイベントを選択し、ナビゲーションに従って簡単な質問に答えるだけで、必要な申請やタスクを自動で「あなたのタスク」としてホーム画面に表示する機能。リスト化されたタスクはホーム画面でいつでも確認できるため、従業員は「次に何をすべきか」で迷うことなく、複雑な手続きもスムーズに完了できる。これにより、人事労務担当者の問い合わせ対応や進捗確認の工数も大幅に削減可能だ。
「申請ナビゲーション」機能は、「SmartHR」の「従業員情報申請」機能を利用されている「HRストラテジープラン」「人事・労務エッセンシャルプラン」「タレントマネジメントプラン」を契約中のすべての企業が無償で利用することができる。
「申請ナビゲーション」機能の特長
<従業員一人ひとりの状況にあわせて、必要なタスクをリスト化>
- 従業員は「SmartHR」のホーム画面に表示されるリストの中から、自身の状況に合ったイベントの選択肢（例：結婚、引っ越しなど）に回答するだけで、必要なタスクが一覧表示される。
- 「申請ナビゲーション」に従って簡単な質問に答えるだけで、社内規則やマニュアルを参照することなく、実行すべき申請やタスクが一覧で表示される。
- リスト化されたタスクはホーム画面にも表示されるため、対応漏れや申請忘れを防ぎ、例えば慶弔金の申請漏れといった従業員の不利益を防止する。
<SmartHR内外のタスクを一元管理できる高い汎用性>
- 人事労務担当者は、従業員情報の変更申請だけではなく、汎用申請、 氏名変更や扶養追加などの手続き、SmartHR以外でのシステムの申請フォームや紙での提出など、様々なタスクの割り当てが可能。
- あらゆる社内ルールに柔軟に対応することができ、「SmartHR」を従業員が行うあらゆる手続きの起点として活用できる。
<プリセットとAIによる提案で、人事労務担当者の設定を効率化>
- 人事労務担当者は、従業員への案内を作成する際にゼロから設定する方法と、プリセットを利用して効率的に開始する方法を選択できる。
- 結婚、出産、転居といった頻出のイベントは「SmartHR」上でプリセットが用意され、AIが関連性の高い申請フォームを自動で提案する。そのため、人事労務担当者はゼロから設定を組む手間なく、自社に合ったナビゲーションを構築できる。
今後の展開
今後は、2025年7月に提供開始した「AIアシスタント」機能と「申請ナビゲーション」機能の連携強化を予定する。「AIアシスタント」への、従業員による『引っ越しました』のような自然な言葉での投げかけを起点とし、「申請ナビゲーション」が起動することで、個別最適化されたタスクリストを自動で提示する、といったシームレスな体験の実現を目指す。
「AIアシスタント」機能の詳細は、下記参照
プレスリリース：SmartHR、人事・労務に関する問い合わせにAIが回答する「AIアシスタント」機能を7月下旬に提供開始（https://smarthr.jp/release/20250624_ai-assistant/）
出典元：https://prtimes.jp/main/html/rd/p/000000400.000015987.html
