〜 住民税通知もSmartHRで完結。複雑でアナログな配付業務をなくし、バックオフィス・従業員の生産性を向上 〜
株式会社SmartHRが運営するクラウド人事労務ソフト「SmartHR（スマートエイチアール）」は、12月22日より「特別徴収税額通知管理」機能の提供を開始。2024年度より選択可能となった特別徴収税額通知の電子配付に対応し、eLTAX（エルタックス）から取得したデータの取り込みから従業員への配付、閲覧までを「SmartHR」上で完結することで、人事労務担当者・従業員双方の負荷を軽減する。
「特別徴収税額通知管理」機能の概要
2024年度より、税制改正に伴い、特別徴収税額通知（納税義務者用）の受取方法として「電子データ」の選択が可能となっている。しかし、電子データでの配付には、「通知書の電子ファイルを従業員に正しく紐づけて配付できるか、誤配付のリスクが不安」「自治体ごとに通知書の到達タイミングが異なるため、ファイル到達状況の管理が大変」「従業員による通知書ファイルの開封手順が複雑」といった管理者・従業員双方にとっての新たな課題が発生し、依然として紙での運用を継続せざるを得ない企業が少なくない。
SmartHRでは、これらの課題を解決し、管理者・従業員双方の負荷を軽減する「特別徴収税額通知管理」機能を開発した。当機能の活用により、通知書の仕分け・封入作業の工数や郵送コストを削減できるほか、誤配付や紛失などセキュリティリスクの低減を実現し、企業全体の生産性向上に貢献する。
なお、本機能は「人事・労務エッセンシャルプラン」「HRストラテジープラン」を契約の企業は無償で利用可能だ。
「特別徴収税額通知管理」機能の特長
<「SmartHR」上の社員番号を紐づけて、簡単・正確に配付が可能>
特別徴収税額通知を電子配付する場合、税額通知書（ZIP形式）と、パスワード取得URLファイル（PDF形式）をセットでそれぞれ従業員に配付する必要がある。
本機能では、eLTAXからダウンロードしたフォルダ（ZIPファイルやパスワード確認用PDF等）をそのままSmartHRにアップロードするだけで、システムが受給者番号や社員番号を照合し、自動で従業員情報と紐付けする。手作業によるファイルの仕分けや、個別のメール送信作業は不要となり、配付にかかる工数を大幅に削減できる。
<通知書ファイルの到達状況・配付状況をSmartHR上で一覧管理>
特別徴収税額通知書は自治体ごとに届くタイミングが異なるため、担当者は全従業員分の通知書が届いているか個別に管理する必要がある。
SmartHRの「特別徴収税額通知管理」機能では、管理画面上で従業員ごとのファイルの登録状況や配付状況（未登録、未配付、配付済み、エラー等）をリアルタイムに確認可能だ。紙の紛失やメールの誤送信といったリスクを防ぎ、確実かつ効率的な通知業務の進捗管理を実現する。
<従業員は「SmartHR」上で簡単に通知書を開封>
eLTAXの電子ファイル開封には、パスワード取得用PDFに記載されたURLからパスワード確認サイトを開き、取得したパスワードをZIPファイルの解凍に使うという複雑な手順が必要となる。
「SmartHR」では、従業員は画面上の案内URLからパスワード確認サイトを開き、取得したパスワードを入力するだけで閲覧が可能だ。ZIP解凍ツールも不要で、簡単な手順で確認できるため、従業員からの問い合わせ削減にもつながる。
PCだけでなく「SmartHR」のスマートフォン向けアプリからも確認できるため、場所や時間を選ばず閲覧可能になり、従業員の利便性が向上する。
また、会社でメールアドレス等を管理していない従業員であっても、SmartHRのアカウントさえ持っていれば誰にでも簡単・確実に通知書を届けることが可能だ。
出典元：https://prtimes.jp/main/html/rd/p/000000409.000015987.html
