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年末調整のアウトソーシング |委託できる業務、メリットと注意点 バックオフィス

年末調整のアウトソーシング |委託できる業務、メリットと注意点

年末調整は企業の担当者にとって、大きな負荷のかかる業務です。年末はさまざまな業務が立て込むうえに、2024年は定額減税制度による「年調減税」の手続きも控えています。そこで注目されるのが、年末調整のアウトソーシング、つまり代行サービスです。当記事では、委託できる業務と利用するメリット、注意点、委託先選定のポイントについてご説明します。

年末調整業務の概要

年末調整とは

年末調整とは、
企業が従業員の給与等から源泉徴収した(給与天引きした)所得税の合計額と、その人が本来1年間に納めるべき税額の合計額を比較して、その差分を精算する手続きのことです。

年末調整の業務とは、
従業員から提出された「扶養控除申告書」や「保険料控除申告書」など書類の精査、不備の確認、申告内容の入力が主な内容です。

年末調整業務における課題

年末調整とは毎年行う業務でありながら、さまざまな課題が山積し、改善策を模索し続けているという企業も多いのではないでしょうか。年末調整業務における課題を列挙します。

  • スポット的に業務量が増え、業務負荷がかかる
    年末調整業務においては、書類の配布、回収、チェック、システムへの取り込み等、複数の工程があります。年末の一時期だけスポットで発生するため、担当者にとっては、この期間だけ残業で対応せざるを得ないのが実態とも言えるでしょう。
  • チェック作業が煩雑でミスが多発する
    年末調整手続きでの提出書類は複数あり、チェックする箇所が多く煩雑です。そのうえ、保険料控除に添付する控除証明書等の書類は、加入する保険会社によって様式が異なり、人によってその枚数も異なるため、ミスを誘発しやすくなります。
  • 度重なる法改正により、ノウハウが蓄積されない
    頻繁に行われる税制改正、社会保険料率の変更等に応じた知識のアップデートが必要です。記入方法や計算式、チェックの要件が毎年のように変わることで、“前年同様の処理”とはいかないのが難点。ノウハウが蓄積されにくく、業務の引き継ぎや人材教育が難しいことも課題です。

年末調整はアウトソーシングが可能

業務の煩雑さから、毎年のように課題が浮かび上がる年末調整の手続き。実は、アウトソーシングが可能です。

委託先は主に2パターンあり、1つは税理士事務所。もう1つは、年末調整代行サービス事業者です。年末調整の代行サービスとは、年末調整の書類回収や提出書類のチェック等を社内の従業員に代わり外部事業者が行うものです。

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委託できる業務内容とは

年末調整において外部委託できる業務は、主に以下の内容です。

各申告書の配布・回収
年末調整の対象となる社員に各申告書を配布、控除証明書などとともに回収

【年末調整を行うために必要になる主な書類】
・扶養控除等(異動)申告書
・基礎控除申告書 兼 配偶者控除等申告書 兼 所得金額調整控除申告書
・保険料控除申告書/生命保険料控除証明書
・住宅借入金等特別控除申告書/住宅取得資金に係る借入金の年末残高等証明書(残高証明書)

年末調整のデータ作成
提出された各種申告書と証明書をもとに個人ごとの所得税控除データを作成

申請書の精査・不備チェック・修正
申告内容に問題がないかチェックし、修正
申告書に不備がある場合の問い合わせ対応、未提出の社員への督促連絡

ファイリング
入力したデータや回収した書類のファイリング

データ加工
年末調整が済んだデータを給与計算等の人事労務システムにアップロードできる状態に加工

BODの「年末調整代行サービス」は、WEB運用、書面運用、WEBと書面の併用運用に対応しています。各種申告書のチェック/データ作成/不備・督促対応/ファイリングなど、年末調整にかかる一連の手続きを代行します。
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業務委託する際の注意点

税理士の独占業務がある

年末調整には、税理士の資格を有する人にしかできない独占業務がある点に注意が必要です。税理士の独占業務は、大きく「税務の代理」「税務書類の作成」「税務相談」の3つに分けられます。

年末調整の業務においては「税務書類の作成」があり、税理士以外が行うと税理士法違反になる場合があります。しかし、年末調整に必要な書類の配布・回収・チェックや書類のデータ化等は、これら3つの独占業務には該当しないため、税理士以外でも対応できます
認識として、企業の人事労務部門(税理士の資格を持たない)が行う範囲の作業は、代行サービス事業者に委託できるということです。

委託先の選定スケジュールにはゆとりを

年末調整にかかる書類の提出期限は、翌年の1月31日です。一般的に申請の準備は11月~12月に行います。代行サービスへの依頼は同じ時期に集中することが予測され、年末の直前になって委託先を選ぼうとしても、受託してもらえないこともあるかもしれません。

また、業務フローの決定など打ち合わせに要する時間を考慮すると、委託先の選定にはある程度ゆとりを持ったスケジュールを組むことをおすすめします。目安として半年前、できれば6月までに委託先の選定に取り掛かれると安心でしょう

スケジュールにはゆとりを

アウトソーシングを利用するメリット

担当者の業務負担軽減

年末は、賞与の計算や年内の計上業務など業務が立て込む時期です。そのうえ年末調整の手続きもあり、人事労務部署には相当な業務が集中します。キャパシティーオーバーとなれば業務効率が低下し、ミスも誘発しやすくなります。
年末調整業務をアウトソーシングすれば、人事労務担当者の大幅な負担軽減につながります。担当者の残業時間を削減でき、年末調整のために臨時でアルバイトを雇う必要もないため、人件費の削減も見込めます。

担当者の業務負担軽減

法改正へのスムーズな対応

年末調整業務には、頻繁に行われる法改正が影響するため、最新の情報に基づいた対応が必要です。特に2024年は定額減税制度が実施され、「年調減税」の手続きも控えています。アウトソーシングであれば、法改正による変更があっても、ナレッジや業務フローのアップデートに手間をかけることなくスムーズに対応することができます


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電子化の推進

年末調整を電子化すれば、その業務は大幅に効率化が可能です。年末調整の代行サービスでは、紙の手続きから電子化への移行を促進できる場合があります。代行サービス事業者ではデジタル化に対して支援サービスがあることがほとんどです。アウトソーシングをきっかけに、DX推進も期待できます。
また、電子化されたデータはクラウド上で安全に管理されるため、紙書類の保管場所を確保する必要もありません。つまり、オフィスの省スペース化も見込めます。

電子化の促進

代行サービス選定のポイント3つ

数多ある代行サービス事業者をどのような基準で選定したらよいのか、ポイントをご紹介します。慎重に検討し、信頼できる業者を選択することが成功のカギとなります。

経験と導入実績

アウトソーシング先を選定する際は、ホームページやサービス資料から経験や導入実績を確認しましょう。年末調整は、専門知識が求められるうえに処理が煩雑、ミスが許されない業務です。過去の実績や顧客の評価を参考にすることで、信頼できるパートナーを見つけることができます

対応範囲とサービス内容

自社に必要な業務を遂行できるのかどうか、サービス内容を詳細に確認しましょう。年末調整の手続きを負担に感じるのは人事労務担当者だけではなく、書類を提出する従業員も同じです。委託先を選定する際は、従業員の負担を軽減できる仕組みがあるかどうかを考慮に入れることも重要なポイントです。

対応範囲とサービス内容

情報漏えいのリスクとセキュリティ対策

外部事業者への業務委託には、情報漏えいのリスクが伴います。年末調整の業務では、社員の住所や家族構成、所得、保険の加入状況など、非常にセンシティブな個人情報も取り扱います。
委託先の企業がプライバシーマークを取得しているかなど、情報管理やセキュリティ対策について事前に確認し、慎重に選定することが重要です。

業務負担の軽減にはアウトソーシングを!

年末調整のアウトソーシングサービスを活用することは、人事労務担当者の負担軽減や業務効率の向上、法改正への対応など、企業にとって大きなメリットとなるでしょう。
その一方で、アウトソーシング先の選定にはとりわけ注意を払う必要があります。年末調整の業務は、従業員の非常にセンシティブな個人情報を取り扱うからです。

2024年の年末調整は、定額減税制度による「年調減税」の手続きも控えており、例年以上に煩雑な処理が予測されます。年末調整の手続き完了までのロードマップはゆとりをもって設定し、早めに取り掛かることをおすすめします。
当記事でご紹介した注意点を踏まえて、アウトソーシングを上手に活用し年末調整業務の課題改善に取り組んでみてはいかがでしょうか。

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【すでに導入いただいている企業様よりいただいた声】
「年末調整を一任したおかげで、コア業務に注力する時間を確保できました」
「法改正への対応時間も削減され、スケジュール通りに年末調整を完了できました」

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