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スキャニングサービスの5つの比較ポイント バックオフィス

スキャニングサービスの5つの比較ポイント

近年テレワークやDX化の普及でさらに「紙の電子化」が重要になってきました。
とはいっても、自社内で大量の紙書類を電子化するのはかなり大変です。そこで、最近では”スキャニング代行”というサービスを利用される方が増えています。
この記事では、多種多様なスキャニング代行サービスを選ぶ際に絶対に外してはならない5つの比較ポイントを紹介します。

比較① 料金

スキャニング代行の料金は、電子化したい書類の量・サイズ・原本状態・スキャン解像度により左右します。
一般的には一度に多くの枚数を依頼した方が単価が安くなる傾向にあります。
単純に「単価×枚数」で計算するより安くなる可能性があるので、業者に見積を依頼して比較したほうが正確です。

比較① 料金

比較② 品質

後のトラブル防止のためにも、「品質」は初めにチェックすることをおすすめします。どんな業務に使用するためのスキャニングなのかによって、求める品質も変化します。
サンプルを確認できる業者や、お試しでスキャンを行ってくれる会社も存在します。

比較③ セキュリティ対策

依頼先がどのようなセキュリティ対策をとっているかも重要ポイントです。
スキャンする書類の内容に機密情報が含まれている場合は、セキュリティ対策がされていないと大きな問題が生じる可能性があります。
依頼する代行業者が「プライバシーマーク」を取得しているなど、機密情報の取り扱いについて一定のレベルをクリアしている企業であれば信頼できます。
また、作業場所へ出入りすることができるのは本当にその業者だけなのか など、書類のスキャンを行う環境も比較する際に確認しましょう。

比較③ セキュリティ対策

比較④ 原本の取り扱い

スキャニング後にどのような処理を施してもらえるのかは各業者によって異なります。OCR処理などのオプションはもちろん、「電子帳簿保存法」や「e-文書法」などの法に関する知識がある業者かどうかも、さらなる業務効率化にげるために確認しておくとよいでしょう。

比較③ セキュリティ対策

比較⑤ スキャニング終了後の対応

スキャンしたあとにどのようなサポート体制があるのかも比較ポイントです。
電子化した書類データを今後どのように運用するかを事前に分かっていれば、その運用に併せてサポートが可能な業者を選んだ方がスムーズに業務でデータを使用できるようになります。

比較⑤ スキャニング終了後の対応

まとめ

料金だけを比較して業者を選定した場合、スキャニングが完了してからトラブルになることも少なくありません。

スキャニング代行サービスを比較する際は、もちろん料金も重要ですが、品質やセキュリティ対策・サポートの内容なども含めて比較することが大切です。また、電子化してからの運用方法を自社内で明確にしておくことも、比較する際に役立ちます。

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