事務代行とは？対応可能な業種と業者の選び方

バックオフィスに関連する事務業務は作業量が多く、自社のリソースですべての業務を簡潔させることは困難です。
そのため、近年は、事務業務のBPOが注目を集めています。事務代行を利用することで、リソース不足を補うことができるだけではなく、企業の競争力を高める様々なメリットを享受することができます。
この記事では、事務代行で対応可能な業種や作業、事務代行のメリット・デメリット、事務代行業者の選定方法について解説します。

事務代行とは何か？

事務代行は、様々な業務領域でデータ入力や情報の管理などの事務作業を代行することを指します。

事務代行では、経理処理や帳簿管理（経理代行）、営業活動のサポート、販売業務の手続きや顧客対応、輸入業務の手配や書類作成など、幅広い業務を代行します。その他にも、企業や個人のニーズに合わせてカスタマイズされた業務を提供している代行業者も存在します。

事務代行の対応業務例

業界	代行業務
IT業界	データ入力 データ処理 ドキュメント管理 サポートチケットの管理 顧客データの管理
製造業	在庫管理 請求書処理 注文書の作成・管理 製品仕様書の作成・管理
小売業	販売データの集計・分析 在庫管理 顧客情報の管理 注文処理と追跡
人事・労務業界	給与計算と支払い処理 社員データの管理 採用プロセスのサポート 労働契約書の作成・管理
教育業界	学生データの入力と管理 スケジュール管理 教材資料の作成と配布 学生の成績管理
金融業界	請求書処理・支払い管理 取引データの入力 顧客情報の管理 レポート作成・分析
不動産業界	物件情報の管理 賃貸契約書の作成と管理 見積もりと請求書の処理 顧客対応と予約管理
ホテル業界	予約管理とチェックイン/チェックアウトサポート 電話対応業務 顧客情報の管理 請求書処理と支払い管理 スタッフスケジュールの管理
自動車業界	車両情報の入力と管理 レンタル予約管理 ドキュメント作成と整理 顧客対応・車両の引き渡し
ロジスティクス業界	輸送スケジュールの管理 輸送データの入力・整理 請求書処理・支払い管理 顧客対応・問い合わせサポート

上記の業界や業務内容は一例です。
具体的な業務内容はそれぞれの事務代行業者によって異なりますので、要件に合わせて事務代行業者と相談し、最適な業務サポートを提供してもらいましょう。

事務代行のメリット

事務代行を利用すると、以下のようなメリットを享受できます。

時間とコストの削減

時間と手間がかかる事務作業を代行業者に委託することで、自社のリソースを節約することができます。
また、コア業務に自社社員のリソースを充てることが可能となるため、会社のビジョンや戦略に沿って業務を行うことができ、企業の成長や競争力の向上に繋がります。

専門知識の活用

事務代行業者は専門知識を持ったプロフェッショナルであるため、委託した業務の効率化が期待できます。
事務代行業者は特定の業務に精通しており、最新のノウハウや効率的な作業方法を持っています。外部の専門家の知識を活用することで、より効率的に業務を遂行し、品質を向上させることができます。

事務代行のデメリット

自社にノウハウが貯まらない

事務代行業者に業務を依頼した場合、委託した業務に関するノウハウが自社に貯まらないというデメリットが生じます。そのため、自社内で業務を行っている場合と比べて、効率化や改善の機会が減ってしまう可能性があります。

機密情報のリスク

事務代行業者に業務を外注する場合、自社や顧客に関する情報を提供しなければいけないこともあります。その際に、適切なセキュリティ対策が講じられていないと、情報漏洩やデータの不正使用などのリスクが生じます。事務代行を業者に依頼する場合は、信頼性の高い代行業者を選ぶ必要があります。

事務代行業者の選び方と費用

事務代行を利用する際には、以下の注意点や料金形態について考慮する必要があります。

作業内容

まず初めに、事務代行業者の提供するサービス内容が自社のニーズに合っている会社を選定することが重要です。具体的な業務領域やサービス内容を事前に確認し、必要な業務を代行してもらえるかの確認を取ることをおすすめします。

従量制と固定料金の比較

事務代行の料金形態には、従量制と固定料金制と呼ばれる形態があります。
従量制は業務の量に応じて料金が変動するため、一般的には業務量が多い場合には料金が高くなる傾向にあります。一方、固定料金制はあらかじめ決められた料金で事務代行サービスを利用できるため、利用量の変動による料金の増減を気にする必要がなく、予算の見積もりが容易です。自社の業務量や予算に合わせて適切な料金形態を選びましょう。

セキュリティ

事務代行業者には企業の機密情報や個人情報を扱う場合があります。情報の取り扱いやセキュリティ対策について、業者が適切な情報管理策を取っているかを確認し、情報漏洩のリスクを最小限に抑えましょう。

オンラインとオフライン

事務代行業者は、オンライン上で業務を遂行する場合とオフラインで直接業務を行う場合があります。オンラインでの事務代行では、デジタルツールやクラウドサービスを活用し、遠隔地からの業務サポートを行います。一方、オフラインでは、事務代行業者が事務所内で業務を担当し、直接的なコミュニケーションや業務の実施が行われます。

自社のニーズに合う事務代行業者選びを行うために

幅広い業務の事務作業の時間とコストを抑えることができる事務代行は、企業に業務効率化や専門知識の活用による競争力の向上をもたらします。
事務代行を使用することにはデメリットもありますが、適切な対策と管理を行うことで、これらのデメリットを最小限に抑えることが可能です。
自社のニーズに合っている代行業者を選定できるよう、事前に委託したい業務範囲を確定させたうえで、調査を慎重に行うことが重要です。