企業が安否確認を行う重要性とは？目的や具体的な方法を解説

近年、災害や不測の事態が発生する頻度が増加し、企業における従業員の安全確保と安否確認の重要性がますます高まっています。万が一災害が起きたときには、迅速かつ正確な情報提供が求められるため、適切な事前準備や対策が必要になります。この記事では、災害時に安否確認を行う具体的な方法や安否確認システムを導入する際の注意点をご紹介します。

安否確認とは？

地震や台風などの災害が発生した際、企業は従業員の安全を最優先に考える必要があります。安否確認の重要性や押さえるべきポイントについて解説します。

安否確認（Safety Check）	災害や緊急事態の際に、 個人や組織の安全と安否状況を確認するプロセスまたは手法のこと。

企業における安否確認の重要性

企業における安否確認が重要性を増す理由の一つに、法的要件の遵守があります。企業は労働基準法や労働安全衛生法、労働契約法といった法律により、従業員の安全と健康を守るための安全配慮義務を負っています。また、事業継続計画(BCP)の観点からも、安否確認は重要と言えます。従業員がいなければ事業は継続できないため、従業員の安全確保は何よりも重要な要素とされています。

企業における安否確認には、従業員や家族の安全を守るという社会的責務だけでなく、「労使間の信頼関係を深める」「事業の継続性を高める」といった意義、目的があります。

企業の安否確認で重視すべき内容

企業が安否確認を行う際に重視すべき内容を、以下に挙げます。

• 従業員の安否状況の確認
  全従業員とその家族の安否状況を確認します。誰が安全か、誰が安否不明か、連絡がつくのか。これらの状況を従業員の家族を含めて正確に把握するよう努めます。従業員の安否確認の際には、緊急災害対応に当たれる従業員も把握しましょう。
• 現地の状況把握
  各事業所の状況を把握します。被災地域や交通インフラの状態を把握することで、従業員の避難や帰宅困難者の支援策を検討できます。災害が起きた場合、今後も事業を継続できるかどうかには、取引先の被害状況も大きく関わってきます。取引先、協力企業、グループ企業全体など、全てのステークホルダーの状況把握も重要です。

従業員の安全を守るための事前準備

従業員の安全を守るために、以下の項目を検討、実施し、事前に準備しておきましょう。

• 連絡先情報の確認
  従業員の連絡先について、常に最新の状態にしておく必要があります。正確な情報があれば、安否確認の際にも迅速に連絡をとることが可能です。
• 安全教育の実施
  従業員に対して定期的に安全教育を行うことで、災害時の適切な行動や対応方法を浸透させることができます。
• 避難計画の策定
  事業所ごとに避難計画を策定し、従業員に周知、訓練しておくことで、混乱を最小限に抑えた避難が可能です。
• 安否確認システムの導入
  安否確認システムを導入することで、災害発生時に迅速な安否情報の収集と共有が可能となります。

緊急時における的確な対応は、従業員の安全を守るだけでなく、企業の信頼維持にもつながります。安否確認体制をしっかり構築し、いつどのような場合にも対応できるように準備しておきましょう。

安否確認の具体的方法と連絡ツール

災害や緊急事態の際、従業員の安否確認は迅速かつ確実に行う必要があります。安否確認の具体的な方法とその際に使用する連絡ツールについて、ご説明します。どの連絡手段を優先的に使用するかは社内で協議しておきましょう。

電話やメールによる安否確認

従業員の安否確認には、電話やメールといった標準的なコミュニケーション手段が有効です。電話番号やメールアドレスを記載した「緊急連絡網」を作成しておき、災害発生時に使用して回答を得ることで状況把握が可能です。
ただし、電話やメールを使用する場合は、従業員の連絡先を常に最新の情報に保つことが大切です。また、通信インフラが影響を受ける可能性も考慮しておく必要があります。

災害用伝言ダイヤルによる安否確認

災害用伝言ダイヤルとは、通信事業者(NTTコミュニケーションズ)が提供するサービスで、無料で利用することができます。国内で大規模な災害が発生した場合に、安否確認等による電話の輻輳(ふくそう：回線にアクセスが集中すること)状態に対処するものです。
使用方法は、「171」の番号に電話をかけ、指示に従い名前や安否情報、連絡先などの情報を伝言として録音します。録音されたメッセージは、家族や友人が同じ番号にダイヤルし、再生することができます。

災害用伝言板サービスによる安否確認

災害用伝言板とは、インターネットやスマートフォンアプリを介して利用できる安否確認サービスです。災害用伝言ダイヤル「171」のWeb版で、さまざまな通信事業者が提供しています。事前にアカウントを登録し、家族や友人との連絡情報を設定しておきます。1電話番号につき登録可能件数が決まっているため、利用には注意が必要です。

ビジネスチャットやSNSを利用した安否確認

企業が導入しているビジネスチャットを使用することで、従業員同士が安否情報を共有しやすくなります。また、SNSを活用すれば、複数の人に一斉に安否情報を発信できるメリットがあります。ただしSNSの活用には、情報の正確性を保つため、その信頼性を確認する仕組みも整えておくことが必要です。

安否確認の方法や連絡ツールは企業の規模や状況によって異なりますが、いずれの場合でも正確な情報共有と迅速な対応が求められます。従業員の安全を最優先に考え、適切な安否確認体制を整えることが大切です。

安否確認システムを導入する際の注意点

従業員の安全を守るために、多くの企業が安否確認システムを導入しています。システム導入には慎重な計画とリサーチが大切です。以下に注意点を列挙します。

•  事業規模と適合したシステムか
  安否確認システムを導入する前に、企業の規模や業務特性にシステムが適合しているかどうかを確認しましょう。一部のシステムは大規模な企業向けであり、中小企業には過剰な機能が付帯されていることがあります。逆に、必要な機能が足りない場合もありますので、十分なリサーチを行うことが大切です。
• 操作がシンプルなシステムか
  安否確認システムは、緊急時にスムーズな操作が求められます。使い方がシンプルで分かりやすいものかどうかを確認しましょう。災害発生時に自動でメールなどを送信し、回答を自動集計できるなど、迅速かつシンプルに対応するシステムかどうかがポイントです。
• セキュリティ環境は適切か
  安否確認システムは、従業員の個人情報を含むデータを取り扱うため、データのセキュリティ環境が適切かどうかを確かめる必要があります。個人情報の漏えいリスクを最小限に抑えるため、暗号化やアクセス制御を提供しているかを確認しましょう。
• トレーニングとテスト
  システムの導入後は、従業員が操作できるように訓練しておきましょう。トレーニングプログラムがあるシステムだと便利です。また、定期的にシステムのテストを実施し、緊急時にスムーズに機能することを確認しておくことも大切です。

安否確認システムの導入は、企業の危機管理体制を強化するために非常に重要です。適切なシステム選定と導入計画、従業員教育を通じて、緊急時における安全確保を実現しましょう。

万が一のための備えを

緊急事態の発生を想定し、適切な対策を講じることは被害を最小限にするために不可欠です。また、安否確認体制の構築は、事業継続計画(BCP)の強化にも役立ちます。災害という難局に立ち向かうには、復旧力や適応力を備えた企業を目指すことが重要です。大切な従業員の安全を守るために、BODの安否確認サービス「安否コールトゥデイ」のご利用をおすすめします！