従業員の勤怠状況を把握するためにどの会社でも実施されている「勤怠管理」。
一口に「勤怠を管理する」とはいっても、管理したデータの活用範囲はとても広いです。
この記事では、なぜ会社は勤怠管理をするのかについて詳しく解説し、その目的のためにどんな勤怠管理方法が適しているのかについてご紹介します。
勤怠管理とは
勤怠管理とは、企業や事業者が従業員の労働状況を正確に記録して、把握し、管理をすることを指します。
つまり、従業員がいつ出勤しているのか、いつ退勤したのか、休暇を取っているのかなどといった勤怠に関する情報を、企業や事業者が適正に把握できるようにするための管理です。
また、労働基準法により、使用者は労働時間を適切に管理する責務を有しています。（農業や水産など、天候などのよって稼働日が変化する一部の事業場を除きます）
従業員を雇うほぼ全ての事業場に対し、労働基準法では原則、全ての労働者に対して「法定の労働時間、休憩、休日」、「時間外労働協定（３６協定）」、「年次有給休暇」についての管理を義務付けています。
＜管理する内容＞
出勤時間
休憩時間
休日労働時間
代休・振休の日数
退勤時間
時間外労働（残業）時間
出勤日数
有給休暇の取得日数
労働時間
深夜労働時間
欠勤日数
有休残日数
など
勤怠管理を行う理由
勤怠管理を行う目的は、「従業員と企業を保護するため」です。
従業員を守るため
労働時間や休暇・残業の有無を把握していなければ、業務量が人によって異なっていることに気づくことができず、一部の従業員に負担が偏ってしまう可能性があります。
その結果、過度な長時間労働により心身の健康を害してしまいます。
勤怠管理を行うことで、常に従業員が過度な労働時間で働いていないのかを監視し、もし業務時間に偏りが見られる場合は業務量の調整などの対策を講じるきっかけとなります。
また、労働安全衛生法により、長時間の労働により疲労が蓄積し健康障害発症のリスクが高まった労働者には、医師による面接指導を実施することが事業者に義務付けられています。
企業を守るため
勤怠を適切に管理することは、従業員を守るだけではなく、企業の保護にもつながります。
企業の保護に繋がる理由の一つとして、「従業員へ正しく給与を支払うこと」が挙げられます。
従業員の勤怠を正確に把握できていないと、正しく給与が支払えず、従業員とのトラブルの発生や労働基準法を違反してしまうリスクにつながります。
昨今はこのようなトラブルがすぐにSNSや口コミサイトに掲載されて拡散されてしまうため、一つのトラブルで大きく企業の社会的信頼を低下させてしまいます。
いわゆる「ブラック企業」とみなされてしまうことは、様々な賠償責任が発生したり、離職率の上昇に繋がったり、さらには採用にも影響してしまうことも考えられるでしょう。
企業の現在の経営状態だけでなく、未来の人事戦略にまで悪影響が起こることを避けるため、正確な勤怠管理ができる体制を整えておく必要があります。
勤怠管理の方法
厚生労働省の「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」では、以下のように始業・終業時刻の確認及び記録について定められています。
＜始業・終業時刻の確認及び記録の原則的な方法＞
使用者が始業・終業時刻を確認し、記録する方法としては、原則として次のいずれかの方法によること。
(ア)使用者が、自ら現認することにより確認し、適正に記録すること。
(イ)タイムカード、ＩＣカード、パソコンの使用時間の記録等の客観的な記録を基礎として確認し、適正に記録すること。
一般的に使用されている勤怠管理の方法、メリット・デメリット
タイムカード
タイムカードのメリットは導入コストがかからないことです。
導入のために必要なコストは、タイムレコーダーとタイムカード、インク代・電気代のみです。さらに、難しい登録などが必要ないため、導入後すぐに使用を開始することができ、社員への説明に使用する手間の削減にもつながります。
しかし、タイムカードでの運用には多くのデメリットが存在します。それは、管理に手間と時間がかかることです。
タイムカードに打刻された情報を給与計算に反映するためには、一人一人のカードを確認して表計算ソフトに手入力する作業が発生します。その際には集計ミスやデータ改ざんのリスクも高まりますので、労働基準法を守るためにも何度も確認を重ねなければいけません。
さらには、リアルタイムに従業員の稼働状況を確認できないため、残業時間・有給休暇の取得状況が把握しづらく、法律に乗っ取った管理が困難です。
また、タイムカードは労働基準法により、”五年間保存しなければならない”とされていますので、保管スペースの確保も必須です。
（記録の保存）
第百九条 使用者は、労働者名簿、賃金台帳及び雇入れ、解雇、災害補償、賃金その他労働関係に関する必要な書類を五年間保存しなければならない。
https://elaws.e-gov.go.jp/document?lawid=322AC0000000049
エクセル
会社のパソコンにMicrosoft Officeがインストールされている場合、追加で初期費用やランニングコストが発生しないことがメリットです。さらに、関数やマクロを使用すれば、自社の就業規則に合わせたカスタマイズも可能になります。
しかし、Excelでの勤怠管理でも、データ入力は担当者にとってかなり時間のかかる作業であり、入力の際のミスも可能性も高くなります。法律が改正された場合は関数やマクロを修正し直さなければいけないという手間も発生します。また、Excelの勤怠データを給与計算システムに反映させたい場合は、給与計算のシステム選定の幅を狭めることとなります。
勤怠管理システム
メリットは勤怠管理の負担を軽減できることです。
従業員の入力や申請もスムーズに行うことができ、法改正にもシステムがこまめに対応してくれるので、法律を違反してしまうリスクも防げます。
また、勤怠状況がリアルタイムに確認できるため、過度な長時間労働を未然に防ぐことができ、労働環境の改善にデータを活用しやすくなります。
勤怠管理システムのデメリットは、システムの導入に月々の運用コストがかかることです。
作業時間的なコストと、導入・運用にかかるコストを踏まえて費用対効果を考えた検討が必要となります。
一般的に使用されている勤怠管理の方法、メリット・デメリット比較
| タイムカード | Excel | システム | |
| コストの高さ | 低 | 低 | 中～高 |
| 手間の多さ | 多 | 多 | 少 |
| ミスの起こりやすさ | 多 | 多 | 少 |
| リアルタイムで勤怠確認 | × | × | 〇 |
| 給与連携 | × | △ | 〇 |
| カスタマイズ | × | 〇 | △ |
| 法改正対応 | × | × | 〇 |
まとめ
勤怠管理はシステム導入がおすすめです！
ここまで勤怠管理の目的や方法について解説してきました。
タイムカードやExcelを使った管理でも「勤怠管理」は安価に運用をすることは可能です。しかし、運用を続ける際の法改正への対応や、勤怠管理のあとの給与計算のことを考慮すると、断然勤怠管理システムを導入したほうが運用コストは安く、効率化にもつながります。
もし現在、働き方改革の影響や事業の拡大によって勤怠管理の見直しを検討されている方は、お使いの給与計算ソフトにも連携可能な勤怠管理システムの導入を検討されてはいかがでしょうか。
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