BCP対策における安否確認の必要性とは? ノウハウ

BCP対策における安否確認の必要性とは?

地震や豪雨など大災害が今後も多く想定される日本。
日本企業の約359万社の生産性維持、稼働時間の確保が日本経済に与える影響ははかり知れません。日本経済、企業の基盤や国民一人ひとりの生活へのダメージを最小限に抑えるためにも、BCP対策は必須です。
昨今はBCP対策として、「安否確認システム」に注目が集まっています。
この記事では、安否確認システムの必要性、メリット、注意点、などを解説していきます。

防災対策・BCM・BCP対策の違い

まず初めに、防災対策・BCM・BCP対策の違いをご説明したうえで、BCP対策とはどういった取り組みなのかについて解説します。

防災対策とは

災害による被害を最小限に防ぎ、被害が生じてしまってもいち早く復旧できるよう、「物理的な対策」を講じることです。
防災対策では対象とする「モノ」や「ヒト」が社内にあることが前提で、自社が保有している建物や事務所内にある設備、また建物で働いている「従業員」や「情報」などを、想定した災害から守ることが具体的な内容です。

防災対策とは

BCMとは

BCM(事業継続マネジメント)は、Business Continuity Management(ビジネス・コンティニュイティ・マネジメント)の略称です。組織が予期せぬ災害や重大な事象が発生した際に、事業活動を持続し、最小限の影響で業務を実施するための管理手順やプロセスのことを指します。

BCMの主な目的は、以下のような状況においても組織の活動を維持することです。

  • 自然災害(地震、洪水、台風など)による被害
  • 人為的な災害(テロ攻撃、サイバー攻撃など)
  • 事業に重要なサプライチェーンの問題
  • 組織内の重要なインフラの障害(通信、電力、ITシステムなど)

つまり、BCPはBCMの一部分であり、BCMはBCPを管理し、実行するための包括的なアプローチを指します。これによって組織は事業継続性を確保するための計画を策定し、実践する体制を整えることができます。

BCP対策とは

BCPとは「Business Continuity Plan」の略で、災害による被害が生じても事業を継続させるための「事業継続計画」を意味します。
「事業を継続させること」が目的となるため、取引先やインフラなど社内だけではなく、社外にある「モノ」「情報」も守るべき対象です。仕入先や取引先、外注や物流、電気や水道などのライフラインもすべてです。

『企業が自然災害、大火災、テロ攻撃などの緊急事態に遭遇した場合において、事業資産の損害を最小限にとどめつつ、中核となる事業の継続あるいは早期復旧を可能とするために、平常時に行うべき活動や緊急時における事業継続のための方法、手段などを取り決めておく計画のことです。』

※中小企業庁HPから引用:https://www.chusho.meti.go.jp/bcp/contents/level_c/bcpgl_01_1.html

つまり、「防災対策」は「災害の物理的被害を最小限に収めること」が目的となりますが、「BCP対策」では「災害が起こっても事業を継続すること」が目的になるため、防災対策以上にあらゆるリスクに備えた対策や訓練が必要なのです。

BCP対策とは

BCP対策と安否確認の関連性

緊急事態はいつ発生するかわかりません。
10年後、1年後、もしくは明日かもしれません。
今までにない、想像がつかない災害が発生するかもしれません。
その緊急事態時に、いざ災害が発生した場合にBCPが未策定であることは企業にとって最大級のリスクです。

災害に備えて、改めて以下のようなことを考えてみてください。

  • 必要なデータのコピーやバックアップは取れているか
  • 災害時にオフィスに行かなくてもデータの取り出しはできるのか
  • 大切な書類の原本はきちんと保管できているのか
  • 緊急時に情報を発信・収集する手段はあるのか
  • IT機器やシステムが故障した場合の代替方法はあるのか

上記は「モノ」や「情報」に対しての対策です。
しかし、その「モノ」や「情報」を扱う「ヒト」に対しての対策は別途必要です。

「ヒト」は企業にとっても最も大切な資産の一つです。
要は災害発生時には何を従業員の安否を確認することは最優先事項なのです。

中小企業庁の「中小企業BCP策定運用」でも、「緊急時におけるBCP発動フロー」における初動対応の1つに従業員の安否確認があげられています。
従業員や従業員の家族、「ヒト」の安否や状況をいかに早く正確に集計できるかで、次の対応、対策スピードが変わります。

緊急時に事業縮小や倒産といった事態にならないためにも、中核事業の選定と復旧させる優先順位を判断します。平常時からBCP対策を行い、策定後は課題の洗い出し・改善に務めることが重要です。BCP対策を策定することが難しいという場合は「BCPガイドライン」を参考に策定しましょう。

「モノ」や「情報」だけではなく、「ヒト」に対するBCP対策も行うことで、社内、従業員、取引先、顧客、株主、すべての人にとって企業価値の維持や向上につながります。

BCP対策と安否確認の関連性

安否確認システムを導入するメリット

「ヒト」に関するBCP対策として、「安否確認システム」が注目されています。
「安否確認システム」とは、災害時に企業が従業員の安否状況を把握するため、安否確認のための連絡を迅速に行うことができるシステムです。
安否確認システムを導入すると以下のようなメリットを享受できます。

従業員や従業員の家族の安否を早く知ることができる

アプリを用いて従業員やその家族へ安否確認のアンケート送付し、スピード感をもって対処することで、次のアクションを決めやすくなります。
また、GPSで位置情報の送信ができるため、その地域の災害状況も考慮して個々の状況に応じて対処することも可能です。

従業員や従業員の家族の安否を早く知ることができる

安否確認以外の対応に集中できる

SNSや電話、メール、災害用伝言板を利用した場合は、従業員やその家族の情報をあらゆるツールで情報収集し、集計、更新することを毎日続けなければなりません。
しかし、安否確認システムであれば、配信した情報に対しての回答を自動集計でき、回答がない従業員も可視化することができます。
BCP対策の1歩目は安否確認ですが、2歩目3歩目にも早いタイミングで着手できると対応スピード、復旧スピードが格段に上がります。

安否確認以外の対応に集中できる

BCP対策の見直しや根付けをするきっかけになる

BCP対策は対策案を立てたらそこで終了、ではありません。安否確認システムを導入し、アプリの配布、各種設定まで従業員に行ったとしても利用されなければ効果を発揮できません。
万が一の際に計画したBCP対策に沿って従業員に行動してもらえるよう、対策方法の周知をすることが大切です。
災害時以外にも安否確認システムを使用して体温・体調などのアンケートを送信、アプリの利用、UIの確認などを継続的に行うことで、災害対策への危機感を根付かせることも大切なBCP対策です。

BCP対策の見直しや根付けをするきっかけになる

安否確認システム選定時の注意点

ここまで安否確認システムのメリットについてご紹介してきましたが、システム選定の際には注意すべき点があります。
安否確認システムを効率的に運用できるよう、以下の点に注意して導入するシステムを選びましょう。

「自動」機能の有無

災害発生時に気象庁から配信される災害情報を迅速に従業員へ送信するために、自動配信機能が付いたシステムを選定しましょう。
手動でテキストを作成し、宛先を入力し、送信、ではなく、気象庁の発表とほぼ同時に安否確認依頼が届くことでいち早く情報を収集できます。
そもそも、災害が発生したその瞬間に、やらなければいけないことは自分自身の安全確保です。システムを導入しても自動機能がなく、結局人の手ですべて運用しなければならない、といったことにならないよう、導入前に搭載されている機能の確認をしっかりと行いましょう。

「自動」機能の有無

マルチデバイス対応なのか

すべての安否確認システムがマルチデバイス対応というわけではありません。
PCのみ、PCとスマートフォン、スマートデバイスまで対応できる安否確認システムも存在します。従業員全員がいつでも対応可能な状況に近づけるために、マルチデバイス対応なのかもシステム選定の際にチェックしましょう。

マルチデバイス対応なのか

管理者数の上限

安否確認システムを運用・確認する担当者が管理者です。従業員数が多い場合には管理者が対応する作業も多くなる傾向があります。
そのため、一人の管理者に負担が偏らないよう、社内で複数の担当者が安否確認システムをチェックできる体制を取りましょう。

管理者数の上限

使いやすさ

利用者側目線で、画面のデザインや操作性に優れているかも大きなポイントです。
災害時には安否確認システムの利用マニュアルを丁寧に読んで確認して利用する、といった悠長な時間はありません。
安否確認システムを導入する前に操作画面の確認はかなり重要です。

使いやすさ

まとめ

災害大国である日本。大地震が30年以内に発生する確率は70%だといわれています。
BCP対策は、初動対応の決め手となる「安否確認」の早さが最も大切な指針の一つになります。

新型コロナウイルス感染症でパンデミックが発生した時も、従業員やその家族とのコミュニケーションをとりながら業務は続けなければいけませんでした。
企業は「ヒト」がいるからこそ成り立っています。
「ヒト」の安全確保、安否確認の手段を今から検討してみませんか?

安否コールトゥデイは、ID・パスワード・マニュアルも不要な使いやすいデザインの安否確認システムです。実際に東日本大震災や熊本地震で稼働しており、従業員の皆様のご家族まで安否確認を行うことが可能です。

災害時のBCP対策として安否確認システムを導入されていない企業様、コストや運用の見直しを検討されている企業様、まずはお気軽にご相談ください!

タイトルとURLをコピーしました