OCRとは ペーパーレス化、業務効率upに導入メリットを紹介 バックオフィス

OCRとは|ペーパーレス化、業務効率upに導入メリットを紹介

「書類が多くて、目的の書類を見つけるのに一苦労」、「書類を見るためだけに出社するのは面倒…」とのお悩みはありませんか。DX推進やSDGsの取り組みが社会全体で活発化する昨今。インボイス制度スタート、電子帳簿保存法の改正と企業の経理業務と取り巻く環境は変化し続けています。そんな中、注目度が増している技術が「OCR(オーシーアール)」。この記事では、OCRとは何か、注目される経緯や背景のほか、導入するメリットについて具体的に解説します。

OCRの基礎知識

OCRとは何か

OCRとは「Optical Character Recognition/Reader」の略で、日本語では「光学文字認識」と訳されます。手書き文字や印刷された文字をスキャナで読み込み、デジタル上で扱える文字データに変換する技術です。

従来、紙や画像上の文字をデータ化する場合、人間が手作業で文字入力をしなければならず、多くの時間と労力を要することがネックでした。OCR技術を用いれば、紙に印刷された文字や画像上の文字をテキスト化して扱うことができるようになります。取り出した文字データは、コピー&ペーストして業務システムに入力できることも大きなポイント。データベースへの格納、システム上での検索も可能です。これによって、大幅な業務効率化が図れます。

OCRの仕組み

続いて、OCR技術の仕組みを簡単に説明します。

  1. スキャンし、画像データとして取り込む
  2. レイアウトを解析する(画像領域と文字領域の識別)
  3. 文字の処理(抽出した文字の特徴を候補と照合)
  4. テキストデータに変換して、出力する

通常、紙文書や画像をスキャンするだけでは、コンピューターはそれを画像データとしてしか認識しません。データ内の文字はあくまで画像の一部であり、テキストデータのように扱うことはできません。OCR技術では、画像データ内にある文字だけを識別し、あらかじめ登録された候補や前後の文字列と照合して、何の文字かを判断します。出力には、PDFやWord、Excelといったさまざまな形式を選ぶことができます。

OCRの読み取り精度については、誤認識が一定の割合で発生することが欠点に挙げられます。文字の認識精度は、傾き補正などの事前処理を行ったり、単語登録により精査する事後処理をしたりと、ソフトウェアの改良によってずいぶん高められてきました。それでもやはり完全ではないため、最後には目視によるチェックが必要です。

OCRの活用事例

OCRの活用シーンとして、以下のような例が挙げられます。

・レシートを読み取り、内容をデータ化して経費申請に利用
・交換した名刺をデータ化してデータベースに取り込む
・アンケートをデータ化して自動集計する

これだけでも、いかに利便性のある技術かがイメージできるでしょう。これらはOCRの用途のごく一部であり、文書管理やデータ入力のさまざまな場面で広く活用されています。

OCRが注目される背景

AI-OCRの登場

AIが実用化されるにしたがって、2017年頃からOCRにもAIが組み込まれるようになりました。これによって、前述した文字認識率が大幅に向上しました。AIのディープラーニングにより文字を読み間違えたことも学習され、次回以降の読み取りに生かされます。また、AIが搭載されていることで、例えば帳票のフォーマット(レイアウト)がバラバラでも項目ごとに文字を抽出することができます。AI搭載により機能が強化されたことで、OCRにはますます関心が寄せられています。

働き方改革の推進

2019年4月より順次施行されている「働き方改革関連法」。政府が推進する制度改革として、長時間労働の是正、労働生産性の向上が挙げられます。従来の、人の手による文字入力作業では膨大な時間と労力がかかりますが、OCRを利用すれば大幅な業務効率化につながります。

テレワークの浸透

働き方改革関連法の施行より少し遅れ、新型コロナウイルスが流行、拡大しました。これによって必然的にテレワークを実施した企業も増加。テレワークでの働き方は一般的になりましたが、実施するにはペーパーレス化も必要です。既存の紙ベースでのやり取りから、データでのやり取りに移行するために、OCRの利用も拡大していきました。

RPAの登場と活用

RPA(Robotic Process Automation)とは、ソフトウェアロボットよる業務自動化技術のこと。一連の作業手順を記憶し、正確に再現できるソフトウェアロボットを搭載したRPAツールは、定型業務(特に紙媒体や手作業が主流の事務的作業)の自動化に活用されています。

このRPAにOCRを連携させることで、納品書や請求書といった紙の帳票からデータを作成し、加工するといった一連の業務を自動化できるようになります。よって、RPAの活用が進むにつれて、OCRにも注目が集まるようになりました。

電子帳簿保存法とインボイス制度

電子帳簿保存法(略:電帳法)とは、税務関係帳簿書類のデータ保存を可能とする法律。経理業務のデジタル化を図るものです。何度か法改正されていますが、2024年1月以降は、原則としてすべての事業者に「電子取引」への対応が義務化されます。電子的な取引の帳票は、印刷した紙ではなく電子データのまま保存しなければなりません。また、電子帳簿を利用すれば紙帳簿の保管が不要になるため、過去の紙帳簿から移行の際にOCRが活用できます。

そして、2023年10月からスタートしたインボイス制度。ここでは詳細に触れませんが、制度の施行により、受領した適格請求書が必要記載項目を満たしているかを確認する業務が発生します。この場合、例えば、OCRで適格請求書から登録番号を読み取ることで、チェック業務や業務システムなどにデータ入力する手間を削減できます。

このように、経理業務を取り巻く環境が大きな転換期を迎えたことも、OCRの活用が検討されるきっかけの一つと言えるでしょう。

OCRが注目される背景

OCR導入のメリット

OCRが注目される背景について、いかに利便性のある技術であるかを述べてきました。この項では、さらに具体的にOCR導入のメリットについて解説します。

ペーパーレス化の促進

OCRを導入すれば、既存の紙の資料や帳票などから文字を読み取ってデータ化し、原本は廃棄できます。これにより、ペーパーレス化を進めることができます。

ペーパーレス化することで、紙のままでは不可能だった検索が容易にできるようになります。膨大な紙資料の中から、必要な情報を取り出すためにかかっていた時間の大幅な短縮が実現できます。また、紙の保管スペースが不要になることで、オフィスの維持費をカットできたり、持ち出しや紛失のリスクを防ぐという利点も得られます。ペーパーレス化が進むことで、時間、スペース、維持コスト、リスクヘッジとさまざまなメリットが生まれます。

データ入力作業の効率化

OCRを活用すれば、それまでは手作業で文字を入力していた作業を効率化することができます。人手が必要な場面は、最後のチェック作業と、誤りがあった場合の修正作業だけ。空いた時間は、別のより重要な作業にあてることができます。

OCRにプラスしてRPAを連携させれば、さらなる業務効率化につながります。前述の通り、RPAでは一連の事務的作業を自動化できます。OCRによって紙の文字情報をデータとして取り込むことができれば、その情報を表計算ソフトに入力したり、会計ソフトに登録したりといった作業の自動化が可能になります。結果として、業務効率の大幅な向上と作業時間の削減が望めます。

情報共有のしやすさ

資料が紙の場合、記載内容を共有するには一度に一人ずつにしかできず、大人数に情報共有したい場合には時間も手間もかかります。例えば、オフィス内や町内会での回覧板がイメージしやすいかと思います。

OCRで文字を読み取りデータ化することで、共有サーバーにファイルをアップロードしたり、メール添付などで簡単に大人数への共有が可能になります。また、データ化した情報は編集や更新も行えるため、随時修正を行うなど、常に最新の状態に保ちながら活用できるようになります。

OCR導入のメリット

OCR活用への道

OCRについて、注目される社会的背景や導入メリットなどをご紹介しました。業務効率化は、結果として働き方改革、SDGsへの取り組みにもつながります。社会の変革に伴い、進化し続けるデジタル技術。OCRも例外ではなく、ますます高精度になっています。

社内にまだ帳票や資料などが紙で存在していて、ペーパーレス化や業務効率化を進めたいとお考えであれば、この機会に導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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