SaaSのメリット・デメリットを解説｜業務効率化を進める視点

企業のDX推進や業務効率化が進む中で、「SaaS（Software as a Service）」という言葉を耳にする機会は年々増えています。SaaSは、ソフトウェアを自社で保有・管理することなく、インターネット経由で利用できるクラウド型のサービスです。近年では、業種・企業規模を問わず、多くの企業が業務システムとしてSaaSを導入しています。

本記事では、SaaSの基本的な考え方を押さえつつ、特にSaaS導入のメリットに焦点を当てて解説します。合わせて、導入時に注意すべきポイントやデメリットといった視点も紹介します。

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SaaSとは　～わかりやすく解説～

SaaSサース/サーズ	「Software as a Service」の略称／クラウドサービスの一種 提供者（ベンダー）がソフトウェアをインターネット経由でユーザーに提供するサービス

SaaSとは、ソフトウェアをインターネット経由で提供するサービス形態のことです。従来のようにソフトウェアを購入・インストールする必要はなく、ブラウザなどを通じてすぐに利用できる点が特徴です。 
システムの運用や保守、アップデートはサービス提供事業者（ベンダー）が担うため、利用企業は業務に集中しやすい環境を構築できます。 

▼類似用語、PaaS,IaaSについて以下の記事で詳しく解説しています。▼

SaaSが注目される背景 

SaaSが広く普及した背景には、企業を取り巻く業務環境やIT活用の在り方が大きく変化してきたことがあります。特に近年は、以下のような環境変化がSaaS導入を後押ししています。 

●テレワークや多様な働き方の広がり 
場所や端末に依存せず利用できるクラウドサービスへの需要が高まり、社外からでも安全に業務を行える環境整備が求められるようになりました。 

●IT人材不足による運用負荷の軽減ニーズ 
システムの運用・保守を担う人材の確保が難しくなる中、専門知識がなくても利用・管理しやすいサービスへの関心が高まっています。 

●DX推進に伴うスピーディーなシステム導入需要 
市場環境の変化に迅速に対応するため、短期間で導入でき、柔軟に拡張可能なIT基盤が求められるようになっています。 

こうした状況の中で、初期負担が少なく、導入後も柔軟に運用できるSaaSは、多くの企業にとって現実的かつ有効な選択肢として注目されています。 

SaaS導入のメリット5点

導入・利用までがスピーディー

初期コスト・運用コストを抑えやすい

SaaSでは、自社でサーバーやソフトウェアを保有する必要がないため、初期投資を抑えやすい点も大きなメリットです。多くのサービスが月額・年額課金制を採用しており、利用規模や業務内容に応じてコストを調整しやすいという特徴があります。 

また、多くの SaaS の料金形態は従量課金制になっており、必要な機能だけを選択して利用できるため、過剰な投資を避け、コストの適正化を図ることが可能です。 

運用・保守の負担が少ない

SaaSでは、システムの運用・保守、バージョンアップや障害対応などをベンダー側が担います。自社開発システムやパッケージ型ソフトウェアのように、利用企業が管理を行う必要はありません。

そのため、社内で専門のIT担当者を多く抱えなくても運用が可能となり、情報システム部門や管理部門の負担軽減につながります。限られた人員やリソースを、より付加価値の高い業務に充てやすくなります。

どこからでも利用でき、業務効率が向上する

SaaSはインターネット環境があれば、場所やデバイスを問わず利用できます。拠点が複数ある企業や、テレワークを導入している企業でも、同じシステムを利用できるため、業務の属人化を防ぎやすくなります。

たとえば、チームで同一のグループウェアを利用すれば、離れた場所からでも情報共有や共同作業が可能となり、業務全体の効率向上が期待できます。

常に最新バージョン・高度な機能を利用できる

SaaSは自動的にアップデートされるため、常に最新の機能やセキュリティ対策が反映された状態で利用できます。たとえば、法改正や税制改正が行われた場合、給与計算や控除計算への対応が必要になりますが、SaaSではこうした変更内容がシステム側で自動的に反映されるケースが一般的です。そのため、利用企業が個別にシステム改修や設定変更を行う負担を大きく軽減できます。自社でバージョン管理を行う必要がなく、システムの陳腐化を防ぎやすい点もメリットです。 

また、多くのSaaSベンダーは高度な開発技術やノウハウを有しており、自社開発では実現が難しい機能を、比較的低コストで利用できる点も大きな利点といえるでしょう。 

SaaS導入時に押さえておきたいデメリットと注意点 

SaaSには多くのメリットがありますが、導入効果を最大化するためには、事前に理解しておくべき注意点も存在します。メリットだけで判断するのではなく、制約やリスクを踏まえたうえで導入を検討することが重要です。

カスタマイズ性に制限がある

SaaSは、多くの企業で共通利用されることを前提としたサービスのため、オンプレミス型システムと比べて自由なカスタマイズが難しい場合があります。業務フローに細かな独自ルールが多い企業では、「やりたいことがシステム仕様に合わない」と感じるケースも少なくありません。

また、機能自体は用意されていても、初期設定や業務に合わせたセッティングを自社だけで行うのが難しいという点も、見落とされがちな注意点です。設定次第で使い勝手や効果が大きく変わるため、導入前に自社業務との適合性を十分に確認する必要があります。

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セキュリティ対策は事前確認が必要 

SaaSでは、ベンダー側で高度なセキュリティ対策が講じられていますが、「完全にリスクがない」わけではありません。特に、個人情報や機密情報を扱う業務では、より慎重な確認が求められます。導入前には、以下のような点を確認しておきましょう。 

サービス提供事業者への依存が生じる

SaaSはベンダーのシステム基盤を利用するため、障害発生時やサービス仕様変更、将来的なサービス終了などの影響を受ける可能性があります。自社で完全にコントロールできない点は、オンプレミス型との大きな違いといえます。そのため、導入時には以下の点もあわせて検討することが重要です。

▼SLAをはじめとした、アウトソーシング関連の用語については、以下の資料で詳しく解説しています。 ▼

SaaSを選定する際のポイント 

「多機能だから良い」という視点ではなく、自社にとって“適切に使い続けられるか”を基準に選定することが重要です。 

よくある質問（FAQ）

SaaSは業務効率化を支える有力な選択肢

SaaSは、初期コストを抑えながらスピーディーに導入でき、運用負担も軽減できることから、多くの企業で業務効率化の手段として活用されています。場所やデバイスを問わず利用できる点や、常に最新の機能を使える点も、日常業務の生産性向上に大きく貢献します。 

一方で、SaaSにはカスタマイズ性の制限やベンダー依存といった注意点も存在します。そのため、導入にあたっては自社業務との適合性や、契約内容・運用体制を十分に確認したうえで検討することが重要です。 

特に、業務整理や初期設定、運用設計が不十分なまま導入してしまうと、業務効率化につながらず、「ツールを入れただけ」の状態にとどまってしまうケースも少なくありません。その結果、現場の負担が増えたり、十分に活用されないまま形骸化してしまったりするリスクもあります。 

こうしたリスクを避けるためには、クラウドシステム導入支援サービスを活用し、業務整理から設定、運用設計までを一貫して設計することが有効です。自社の業務実態に合わせた導入を行うことで、SaaSのメリットを最大限に引き出し、継続的な業務改善につなげることができます。