アジェンダとは？レジュメとの違い、作成・活用方法を解説！

会議やミーティングを効率的に、よりスムーズに進行させるため、アジェンダの作成は欠かせないものになっています。しかしながら、アジェンダの必要項目や時間配分がわからなかったり、質疑応答が漏れていたり、事前に配布資料やアジェンダの共有ができていなかったりと、困った経験がある人も多いのではないでしょうか。アジェンダを正しく作成し活用することは、ビジネスやプロジェクトの成功に欠かせない大切なスキルです。

この記事では、ビジネスシーンで多く使われるアジェンダとは何か、アジェンダの作成方法から有意義な会議にするためのアジェンダの使い方、使うことで得られるメリット、記載項目、作成事例まで詳しく解説します。

アジェンダの意味とは？

アジェンダ(agenda)

会議の順序や概要をまとめた進行計画リスト

アジェンダを使うことでミーティング参加者全員が会議の目的や議題、進行予定をしっかり把握することができます。また、ファシリテーターにとっても手元にアジェンダがあれば議論に集中できるようになり、質の高い会議を実現できるようになります。
アジェンダの具体的な項目には、会議の目的、議題、タイムスケジュール、参加者 、場所、日時、配布資料などの情報が含まれます。

アジェンダと関連する用語

アジェンダとレジュメの違い

アジェンダを使用する際に、レジュメもよく使う用語です。 
アジェンダが会議の「計画」を指すのに対し、レジュメとは、会議や報告会、セミナーなどの“要点をまとめたもの”を指す言葉です。履歴書や職務経歴書などを指す場合もあります。 
また、アジェンダは会議の前に作成しますが、レジュメは会議中や会議後に使用されます。 

アジェンダとサマリーの違い

サマリーもよく耳にする用語です。こちらは、「要約」「要旨」「まとめ」を示します。詳しくは下の記事をご参照ください。

アジェンダの必要性

生産性の高い、効率的な会議にするためにはアジェンダは不可欠です。参加者が事前に備えて議題を理解し、必要な資料を用意することができるため、時間の節約と生産性の向上にも貢献します。

1on1ミーティングのアジェンダとは何か？

1on1ミーティングのアジェンダは、個別の対話で議論すべきトピックや目標を示します。これにより、対話が効果的に進行し、目標達成に向けた計画が立てやすくなります。

グループミーティングのアジェンダとは何か？

グループミーティングのアジェンダは、複数の参加者が協力して目標を達成するために必要な議題や行動を明確にしまとめたリストを指します。チームの方向性を統一させ、共通認識にした上でタスクの優先順位を会議で決めていきます。

プレゼンテーションのアジェンダとは何か？

プレゼンテーションのアジェンダは、話者がプレゼンテーションの構造や内容を示すために使用します。聴衆に重要な情報を伝え、スムーズなプレゼンテーションを実現するのに役立ちます。

アジェンダの書き方のポイント

アジェンダを効果的に作成するためには、以下のポイントに注意することが重要です

事前共有を徹底する

会議前までにはアジェンダを事前に参加者全員に共有しておきましょう。議題や配布資料の準備をすることで、会議の時間を有効的に使うことができるようになります。

議題の優先順位や時間配分を決める

アジェンダには議題の優先順位と時間配分を明示しましょう。これにより、重要なトピックに集中することができ、会議の進行をスムーズにします。

質疑応答の時間を設ける

アジェンダには質疑応答の時間も含めましょう。参加者が疑問や意見を共有できる機会を設けることで、有益な議論が生まれます。

アジェンダの作成例

生産性の高い良質な会議を実現するためにはアジェンダは不可欠です。ここでは、実用的なアジェンダの作成例を詳しく説明します。

以下は、実際のアジェンダの作成例です。

この例では、会議の流れや各議題の所要時間が明示されており、参加者が議題に備えるのに役立ちます。

アジェンダの活用で、生産性の高い会議を実現させましょう

アジェンダは事前に準備し共有しておくことで、参加者全員が共通認識で会議に挑むことができるようになります。

アジェンダの作成方法や使い方をマスターし、効果的な会議を実現させましょう。