メリット・デメリットや導入のポイントを紹介！
2020年の税制改正により、これまで紙で提出するしかなかった手続きを、すべてパソコンやスマホで行うことが可能になりました。
年末調整の電子化には、従業員や年末調整担当者に様々なメリットがあります。
この記事では、年末調整の電子化のメリット・デメリットをご紹介します。
年末調整手続き電子化の概要
年末調整の電子化とは、これまで手書きで作成して提出していた年末調整書類を、PCやスマートフォンで入力し、印刷せずにデータのまま給与担当者に提出するものです。
従業員が「年調ソフト」（または民間の年調システム）で作成した年末調整申告書データを利用することにより、控除額の検算が不要となります。また、書面での年末調整の場合の書類保管コストも削減できます。
従業員側のメリット
申告書の作成が楽になる
従業員は、これまで手書きで行っていた手続きをシステムに打ち込む形に変更されるため、申告書の作成を簡便化することができます。
また、前年度に入力したデータを翌年度以降も使用できるため、何度も同じ情報を書きこむ必要もなくなります。
自分で計算する必要がない
システムによって自動で控除額の計算や集計が行われます。
そのため、作業の手間も軽減され、申告書の正確性が飛躍的に向上します。
会社側のメリット
担当者の作業負担軽減
書面による手続きの場合の担当者の大きな負担は、申告書に添付された原票と各控除申告書の内容の確認作業です。
しかし、データによる申告の場合、ソフトウェアによって自動で控除額の計算や集計が行われます。そのため、作業の手間も軽減され、申告書の正確性が飛躍的に向上します。正確な申告により、従業員への修正依頼や問い合わせ対応の業務負担の軽減も期待できます。
ペーパーレスでの管理
紙の書類に関する保管場所の確保も不要となり、オフィスのスペースを圧迫しません。
年末調整手続き電子化のデメリット
年末調整の電子化は年末調整を提出する従業員と年末調整を処理する会社の双方にメリットをもたらします。しかし、年末調整の電子化にはメリットだけではなくデメリットも存在するため、以下の点に注意が必要です。
導入の準備が必要
年末調整システムを導入する際には、自社にあった運用方法や従業員の使いやすさなどを考慮し、導入するシステムを選定しなければなりません。
また、年末調整の申告データを従業員の給与に反映する必要があるため、自社で導入している給与システムに対応しているかの確認も行います。電子データに移行することで、作業の軽減や保存スペースの用意は不要となりますが、導入の準備に時間がかかってしまいます。
従業員への周知
年末調整電子化に対応するために、従業員に対して仕組みや手続き方法を熟知させる必要があります。
紙媒体での申告書作成より簡素化できるものの、ITに詳しくない従業員や電子データによる保存に抵抗を抱えている従業員に対して、十分な説明が求められます。
まとめ
このように、年末調整の電子化には従業員と会社双方にメリットをもたらすだけではなく、「導入の準備」や「従業員への周知」といった導入前に注意すべきデメリットも存在します。
このデメリットをきちんと理解し、事前準備を徹底することで「書類作成の負担軽減」や「担当者の負担軽減」、「コスト削減」などの年末調整の電子化のメリットを最大限活かすことが可能です。
今回お伝えしたメリット・デメリットを参考に、年末調整の電子化を検討してみてはいかがでしょうか？
BODの年末調整代行サービスは、年末調整における各種申告書のチェックやデータ作成、不備・督促対応やファイリングなど、毎年スポットで発生する年末調整業務を代行します。
また、電子化のデメリットである「システムの導入準備」や「従業員への周知」についてもサポートさせていただきます。まずはお気軽にご相談ください。
