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文書電子化のメリット・電子帳簿保存法やe-文書法とは? バックオフィス

文書電子化のメリット・電子帳簿保存法やe-文書法とは?

文書電子化のメリット・電子帳簿保存法やe-文書法とは?

確定申告で利用する「e-Tax」などをはじめ、行政でも様々な分野で「電子化」が進んでいます。
近年様々な法律で推進されている、「文書の電子化」の必要性・メリット・注意点などを解説していきます。

文書の電子化とは

「文書の電子化」とは、もともと紙で保管していた文書をスキャナなどの機器で電子化することです。
「文書の電子化」を進めると、書類の印刷・管理コストの削減や、検索性の向上など、紙書類の管理よりも業務を効率化することができます。
近年、書類管理の効率的を目的に、「文書の電子化」を進める企業が増えています。

しかし、実際に「文書を電子化」して書類管理を行う際には、電子帳簿保存法やe-文書法などの法律にも注意を払う必要があります。

文書の電子化とは

取引先からもらった領収書や請求書、見積書、提案資料をPDFにする

文書を電子化するメリット

コスト削減

文書を紙のまま保管するためには、保管場所の確保・キャビネットなどの備品の準備、保管している書類の定期的な整理を行う必要があります。
文書を電子化し、紙での保存が不要な書類を破棄することで、保管場所や備品代・整理や管理のための人件費を削減できます。

文書を電子化するメリット1

検索スピードの向上

紙媒体の書類を探すためにはデスク、キャビネット、または倉庫にある段ボールの中から、特定の書類が見つかるまで書面を1部ずつ確認する必要があります。
しかし、電子化された文書には、取引先名や日付・書類名などのメタデータをファイル名に記録することが可能です。そのため、電子化データが保存されているクラウドストレージなどで探している書類の情報を検索すれば、瞬時に特定の書類を見つけることが可能です。
保管する必要がある書類が多ければ多いほど検索スピードの向上を実感できます。

文書を電子化するメリット2

紛失リスク・紙の劣化リスクを回避

文書を紙のまま保管していると、経年劣化により紙が破れたり、文書保管庫で原本を紛失してしまったりなど、トラブルが発生することがあります。その場合、当時の文書内容を確認する方法はありません。しかし、文書が電子化されていれば経年劣化や紛失のリスクを最小限に抑え、当時の書類内容をデータで確認することが可能です。

文書を電子化するメリット3

環境問題への取り組む姿勢の発信

文書の電子化(ペーパーレス化)の推進は、持続可能な社会への取り組みにつながります。環境へ配慮している企業としてのイメージを発信することができます。

文書を電子化するメリット4

文書を電子化するにあたっての注意点

法律の定義を理解する

文書は、「e-文書法」や「電子帳簿保存法」という法律に則って電子化しなければいけません。

文書を電子化するにあたっての注意点
電子データによる文書保存を認める「e-文書法」

e-文書法は、従来は法人税法や会社法、商法等によって、文書での保管が義務付けられていたあらゆる書類に対して、文書の電子化を認める法律です。

契約書・領収書・請求書・納品書など

  • 見読性:正確に読める状態であること
  • 完全性:改ざん防止や、変更や消去の履歴、ログが確認できること
  • 機密性:閲覧・編集が可能な人が限定されていること
  • 検索性:ファイル名などで迅速にデータを探し出せること

※電子化する帳票の種類に応じて、管轄する各省庁の省令や施行規則、ガイドラインで規定された要件を満たす必要があります。

国税関係の帳簿や書類などの電子保存を認める「電子帳簿保存法」

電子帳簿保存法は、国税関係の帳簿や書類などの電子保存を認める法律です。
また、2022年に改正された電子帳簿保存法では、電子データでやり取りされた情報は電子データのままで保存することが義務化されています。

取引先からメールなどの電子媒体で請求書を受け取った場合、紙出しせず、電子媒体で保管しなければならない

このように、近年、あらゆる書類の電子化が認められ、電子データ保存の義務化が進んでいます。
電子媒体、紙媒体で管理方法が分かれると業務が煩雑になってしまうため、全ての文書をを電子媒体で一括管理すると法改正への対応が容易になり、業務効率化に繋がります。

文書電子化について社内調整を事前に行う

いきなり社内の文書を片っ端から、各々のルールで電子化を行っても電子化を行うメリットが薄れてしまいます。電子化の作業を始める前に電子化して保存する文書を選定しておきましょう。
さらに、二次利用も含めてルール・工程を定める必要もあります。複数部署でのデータ共有や、PDFのOCR処理などのデータ加工を行うため、文書を電子化すると必ず業務内容が変化します。業務内容の変化に迅速に対応するために、電子化後のルールを事前に共通認識として持っておかなければいけません。
電子化することはゴールではなく、スタートです。

文書を電子化するにあたっての注意点2

まとめ

文書の電子化は、生産性の向上・コストやリスクの削減に役立つ手段です。目的を明確にしたうえで「文書を電子化」することで、最大限の効果を発揮します。
また、2022年1月施行の改正電子帳簿保存法には、2年の猶予期間が設けられています。猶予期間のリミットは2023年12月末です。法人・個人事業主問わず電子帳簿保存法への対応は必須です。
請求書や領収書、契約書など紙媒体のものを電子化し、業務効率化や生産性向上を検討してみませんか?

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