クラウド型給与計算システムとは、クラウド上で給与計算を自動化できるシステムのこと。近年、働き方の多様化や法改正への対応、マイナンバーカードの普及を背景に、導入を検討する企業が増えています。この記事では、クラウド型の給与計算システムを導入する際にチェックすべきポイントや、クラウドならではのメリット・デメリットを分かりやすく解説します。
クラウド型給与計算システムとは
クラウド型給与計算システムとは、インターネット経由で給与計算を自動化できるシステムのこと。サーバーやソフトウェアを自社で保有・管理せずに、クラウド上で給与計算業務を行うことができます。IDとパスワードがあれば、どこからでもアクセスでき、テレワークや在宅勤務など多様化する働き方にも柔軟に対応できるのが特徴です。
従来は、インストール型（オンプレミス型）の給与計算ソフトが主流でしたが、近年はクラウド型の導入が中小企業でも進んでいます。その背景には、導入・運用のしやすさ、コストの安さ、業務の効率化など、さまざまなメリットがあります。
以下は、クラウド型とオンプレミス型を比較した５つの主要ポイントです。
| 比較項目 | クラウド型 | オンプレミス型 |
| コスト | サーバー等を構築する必要がないため初期費用が抑えられる。定額制ならコスト管理も容易 | ライセンス費用やサーバー構築費用など初期コストが高額。維持費も割高になりやすい |
| 勤怠・人事管理等 他システムとの連携 | APIやCSVによる外部システム連携がスムーズで手間が少ない | 基本的に手動連携が前提で、設定や管理の手間がかかる |
| 法令対応 | サービス事業者によって法改正に伴うアップデートが自動で行われ、メンテナンス不要 | 自社でプログラム修正が必要。場合によっては有償対応になることも |
| サポート体制 | ベンダーごとに異なるが、導入前後のサポート体制が整備されていることが多い | カスタマイズしている場合は、サポート内容が制限される可能性あり |
| カスタマイズ性 | 基本的に標準機能での運用が前提。システムに自社の運用を合わせるため柔軟性は低め | 自社独自の運用ルールにも対応可能。ただし変更時は修正・反映にコストと時間がかかる |
クラウド型は、導入のしやすさや拡張性、法改正への対応といった点で、特に中小企業やバックオフィス業務のデジタル化を進めたい企業に適しています。一方、独自ルールが多く、システムに合わせることが難しい企業では、オンプレミス型の方が適する場合もあります。
それぞれの特性を踏まえ、自社の規模や運用体制、今後の成長戦略に合ったシステムを選定しましょう。
クラウド型給与計算システムのメリット
業務効率の大幅な向上
給与計算には、給与・賞与の計算だけでなく、社会保険料の算定処理や更新、給与明細書の発行、年末調整など多くの業務が伴います。クラウド型の給与計算システムでは、初期設定を行えば、所得税等の控除金額、給与、賞与の計算も含め、処理を自動化できるため、人的ミスの削減や工数の大幅な削減につながります。
また、勤怠管理システムと連携させることで、勤務実績や残業時間などのデータが自動で反映されます。時間外労働時間を手計算することがないため、転記ミスも防げます。
頻繁にバージョンアップされる
近年、働き方改革の推進もあり、労働基準法など労働関連法令の改正、税制改正が頻繁に行われています。給与計算業務では、保険料率や税率、帳票様式などの変更にあわせた対応が欠かせません。
クラウド型給与計算システムであれば、こうした法改正にも自動でアップデートが行われるため、自社でプログラムの修正や更新作業を行う必要はありません。常に最新の法令に準拠した状態でシステムを運用でき、法令対応にかかる手間やリスクを大幅に軽減できます。
さらに、ユーザーの声をもとにした機能改善や操作性の向上も随時反映されるため、導入後にも、“操作性の良さ・使いやすさ”が進化していく点も魅力です。
バージョンアップに伴って一部の仕様が変更される場合もあるため、定期的な情報確認は欠かせません。
どこからでもアクセス可能
クラウド型の給与計算システムは、インターネット経由でオンライン操作ができるため、PCやスマートフォンなどの端末からでも、場所を問わず業務を遂行できます。セキュリティ環境を整えれば、社外からでも安全にアクセス可能です。
従来、人事労務担当者は「給与計算があるから」と、他の部署がリモートワークを実施する中でも、出社せざるを得ないケースが少なくありませんでした。クラウド型システムの導入により、人事労務担当者もテレワークが現実的となり、働き方の柔軟性が大きく広がります。
また、給与明細書をWeb上で配信できるため、印刷・封入・配布といった紙ベースの作業が不要になり、ペーパーレス化と業務効率化の両立が可能です。
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クラウド型給与計算システムのデメリット
クラウド型給与計算システムは、一つのプラットフォームを多くの企業で利用することから、汎用性が高い分、柔軟性には限りがあります。
給与計算とは、勤怠データとも密接に関係し、各種手当や有給休暇の日数など就業規則に基づく企業独自のルールが存在するものです。企業ごとの就業規則や給与体系に基づいた細かなカスタマイズが必要な場合は、事前に対応可能かどうかを確認しましょう。
また、インターネット接続が前提のため、ネットワーク不良時には操作できなかったり、処理速度が低下したりする可能性がある点も、デメリットに挙げられます。
クラウド型給与計算システムの失敗しない選び方
クラウド型給与計算システムを選ぶ際にチェックしておきたいポイントについて、ご紹介します。
サポート体制が整っているか
導入時や運用中にトラブルが発生した際、迅速なサポートが受けられる体制があるかどうかは重要な判断基準です。電話・チャット・メールなど、対応チャネルの有無や対応時間も確認しておきましょう。サポート体制がしっかりとしている企業の製品なら、初期の導入時からその後の運用も安心です。
自社に適した機能が備わっているか
いくら評判が良く、口コミ評価も高い給与計算システムでも、自社の運用と合わなければ、業務効率化は実現できません。勤怠連携や明細配信機能、有給管理、年末調整の処理機能など、必要な機能を一覧化して、比較検討することが大切です。
クラウド型への切り替えで業務効率の向上を
給与計算の精度とスピードを高めたいなら、クラウド型システムの導入は有力な選択肢です。
自社に合ったサービスを選ぶことで、日々の業務負担を大きく軽減できます。ぜひこの機会に、導入を前向きに検討してみてはいかがでしょうか。
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