年末調整の必要書類｜紙対応時の注意点と発送作業の負担軽減法

年末が近づくにつれ、人事・総務部門では年末調整の準備が本格化します。給与所得者である従業員に対し、扶養控除等申告書や保険料控除申告書など、多くの必要書類を配布・回収しなければなりません。 
中でも、完全な電子化が進んでいない職場では、これらの書類を紙でやり取りするケースも多く、作業量が膨大になりがちです。結果として、年末調整の時期になると担当者の業務がひっ迫することが多々見受けられます。
本記事では、年末調整に必要な書類と紙対応時に注意すべきポイントを解説したうえで、業務負担を軽減するための具体策をご紹介します。 

年末調整での必要書類

年末調整で扱う必要書類は多岐にわたります。

従業員への配布・回収が必要な書類

企業が従業員に配布・回収し、正確に処理することが求められる主な書類には、以下のようなものがあります。

これらは源泉徴収された所得税額を正しく調整し、過不足のない納税を行うために必要な情報です。扶養親族の数や合計所得金額、所得控除の内容に応じて控除額が変動するため、記入漏れや誤記には注意が必要です。

税務署・市区町村への提出が必要な書類

人事総務担当者においては、従業員から回収する書類の処理だけでなく、税務署や市区町村へ提出する書類の準備など、年末調整業務が完了するまでに多くの書類を取り扱わなければなりません。

紙対応の職場で発生する、年末調整の業務負担とは

年末調整の電子化が進む一方で、紙による書類の配布や回収を続けている企業も少なくありません。特に、従業員のITリテラシーにばらつきがある場合や、電子化のための環境が整っていない職場では、紙での運用がやむを得ない状況になっています。会社によっては、給与支払明細や支払調書なども紙で交付するため、対応の煩雑さが一層増すこともあります。

封入・発送業務が負担になりやすい理由

年末調整業務の基本工程には、（１）書類の配付・回収、（２）内容確認・不備チェック、（３）データ入力・加工といった流れがあります。紙運用のケースにおいて、特に人事・総務部門の負荷が大きくなるのが、（１）書類の配布・回収における封入、発送業務といえるでしょう。 
 
【対象となる従業員数が多い場合】 
同じ様式の書類であっても、一人ひとり分を丁寧に仕分けて封入し、宛名を確認しながら発送準備を進める作業には、多大な時間と労力がかかります。中には、特別控除の要件を満たす住宅ローン控除書類を個別に同封する必要があるケースもあり、細かな仕分け対応が求められます。 

これらの書類は入れ間違いや封入漏れのミスが許されず、確認作業にも多くの工数を割かざるを得ません。さらに、回収後の管理には追跡やチェックの手間がかかり、未提出者のフォローや再送対応などが加わることで、業務全体が煩雑になっていきます。 

こうした細かな作業の積み重ねが、年末に向けて忙しさを増す中で、現場にとって大きな負担となっています。日常業務との両立が難しくなるケースも多く、作業の一部を外部に委託するなど負荷を分散させる工夫が求められます。中でも、封入や宛名作成、発送といった工程は、切り出してアウトソーシングしやすく、一定の効果が見込める業務です。 

年末調整の発送業務で委託できる作業

給与所得に関わる各種控除申告書を確実に配布・回収するためには、発送業務の正確性とスピードが求められます。前述してきた通り、自社で行うには相当な負荷がかかりますが、書類の封入や宛名作成、発送業務はアウトソーシングしやすい代表的な作業です。

年末調整にかかわるサービスの受付は夏ごろに締め切られることが一般的ですが、発送業務だけの委託であれば、秋以降でも対応可能なことが多く、「全体工程の代行依頼は間に合わない」という場合でも活用しやすいのが特徴です。

これらの作業は手間がかかるうえ、ミスが起こりやすい工程です。人的リソースに余裕のない時期には特に抜け漏れのリスクが高まります。アウトソーシングによってこうしたリスクを減らし、社内の負担軽減につなげることが可能です。

発送業務の外注で得られる3つのメリット

年末調整では多くの書類を正確かつ期限内に処理する必要があります。特に発送作業は手間がかかり、社内リソースを圧迫しがちです。発送業務を外注することで、単に手間が減るだけでなく、業務の質やスピードも向上します。ここでは、発送業務をアウトソーシングすることで得られる3つの主なメリットをご紹介します。

業務効率の向上

ミスの削減

宛名間違いや封入漏れなどのヒューマンエラーは、期限の決まった年末調整業務では大きな影響を及ぼします。外部委託の場合、宛名リストとの照合などダブル・トリプルでのチェック体制で管理されるため、ミスの防止に役立ちます。 

通常業務への集中

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★BODのアウトソーシングなら、柔軟なカスタマイズが可能★
　・複数拠点や在宅勤務者への一斉配布にも対応
　・宛先ごとに異なる書類の同封や発送方法の変更が可能
　・福利厚生案内チラシや社内報のまとめて発送も対応可能
　・定形郵便、簡易書留、グループごとの発送内容変更など、多様なニーズに柔軟にお応えします！ 

発送業務を外注して、年末調整をもっとスムーズに

「今年も年末調整の対応が大変だ……」 
「本当は外注したかったけれど、すでに締め切られていて、全体を依頼するのはもう間に合わない」 

年末調整の準備が本格化する秋以降、人事労務担当者からよく聞かれる声です。 
こうした課題への意外な打開策となるのが、“発送業務だけ”を外部に委託するという方法です。 

「外注＝すべてを任せること」と思われがちですが、実際には業務の一部を切り出して依頼するだけでも、十分な効果が期待できます。特に紙でのやり取りが残る職場では、書類の封入・発送を委託するだけでも、煩雑な作業から解放され、業務の進行にゆとりが生まれます。 

「年末調整全体の外部委託はもう間に合わない…」という場合でも、“発送だけ”の委託なら秋以降でも対応可能です。ここでは、発送代行の導入ステップと、当社BODが提供するサービス概要をご紹介します。