年末が近づくと、企業の人事・労務担当者にとって大きな負担となるのが「年末調整業務」です。従業員の申告書の回収や内容確認、控除の適用など、煩雑でミスが許されない作業が短期間に集中します。こうした業務を外部に委託できるのが「年末調整代行サービス」です。
本記事では、年末調整代行の概要からメリット・デメリット、料金相場、選び方までをわかりやすく解説します。
▼BODなら、貴社の運用体制に合わせて柔軟に対応！ WEB/書面、工程選択もOK ！詳しくはこちらから▼
年末調整代行とは？
年末調整代行とは、企業が毎年行う年末調整業務を、専門の代行事業者にアウトソーシングするサービスです。
具体的には、従業員から提出される各種申告書のチェック、控除証明書類の確認、年末調整に必要なデータの整備・加工、納品などを代行します。
毎年スポットで発生する業務であるため、社内での対応が難しい企業や、人的リソースが限られている企業を中心に導入が進んでいます。
◆どんな企業が利用しているのか？
・人事・労務部門の人手が限られている中小企業
・従業員数が多く、年末調整の負担が大きい企業
・法改正への対応に不安がある企業
・全国に拠点があり、書類の回収・管理が煩雑な企業
▼転職の時期によって、年末調整の可否が変わります。詳しくはこちらの記事をご覧ください。▼
年末調整代行サービスの種類と特徴
年末調整代行サービスの種類と特徴を簡易表にまとめます。
| 【種類 | 【特徴】 | 【適している企業】 |
| クラウド型 | 従業員がWeb上で申告書入力、 ペーパーレス | ペーパーレス化したい企業 |
| フルアウトソーシング型 | 書類回収～納品まで一括対応 | 繁忙期の負担を最小化したい企業 |
| 一部業務のみ委託型 | 計算やチェックなど一部工程のみ対応 | コストを抑えつつサポートを活用したい企業 |
BODなら、書面・WEB（クラウド型）運用のどちらにも対応！全工程委託（フルアウトソーシング）・一部工程のみの委託も可能で、どのような運用パターンにも柔軟に対応します！
▼年末調整の必要書類について、詳しくはこちらの記事をご覧ください。▼
年末調整業務の流れと企業が抱える課題
年末調整の一般的な業務フローは以下の通りです。
・従業員への申告書配布
・書類の回収・内容確認
・控除の適用・税額の再計算（※税理士が行う業務を含む）
・結果の反映・給与システムへの入力
・税務署提出用データの作成・納品
この一連の流れの中で、企業の人事・労務担当者が直面する課題は多岐にわたります。
・書類の不備や未提出による再確認・督促
・法改正への対応漏れ
・マイナンバー管理などのセキュリティ対応
・短期間での大量処理によるミスのリスク
▼年末調整の電子化をご検討なら、こちらの資料がおすすめです！▼
▼年末調整での住宅ローン控除については、こちらの記事をご覧ください。▼
年末調整代行サービスの対応範囲
年末調整代行サービスの対応範囲は、事業者によって異なりますが、一般的には以下のような業務をカバーしています。
・各種申告書の発送・回収
・申告内容のチェック・修正・入力
・不備・未提出者への督促連絡
・データ加工・納品（給与システムに合わせた形式で対応）
・従業員からの問い合わせ対応
これらの業務は、年末の限られた期間に集中して発生するため、社内で対応するには相当なリソースが必要です。 また、マイナンバーの取り扱いや法改正への対応など、専門的な知識と高いセキュリティ体制も求められます。
▼委託できる業務について、詳しくはこちらの記事をご覧ください。▼
年末調整代行を利用するメリット
人事・労務担当者の業務負担軽減
人事・労務担当者の年末の繁忙期にかかる負担を大幅に軽減できます。通常業務に集中できる環境を整えることで、全体の業務効率も向上します。特に少人数の管理部門では、年末調整のような一時的な業務を外部に任せることで、リソースの最適化が図れます。
ミスの防止と正確性の向上
代行事業者の専門スタッフによる複数回のチェック体制で、入力ミスを防止します。これにより従業員との信頼関係を損なうリスクも低減できます。また、経験豊富なプロが対応することで、控除証明書類の内容確認や、記載不備の見落としも防げます。
法改正への迅速な対応
特に近年は、扶養控除や保険料控除などの制度変更が頻繁に行われており、年末調整業務を正確に行うには専門知識が求められます。代行サービスを利用すれば、税制改正にも即座に対応できるため、安心して任せられます。また、自社での情報収集や対応準備の手間も省けます。
▼こちらの記事もおすすめです！▼
セキュリティ体制への安心感
代行サービス事業者では、厳重なセキュリティ体制のもと、マイナンバーを含む個人情報を安全に管理しています。そのため、情報漏えいリスクを最小限に抑えることが可能です。マイナンバーの保管・廃棄・アクセス制限など、法令に準拠した運用が求められる中、専門事業者の体制は大きな安心材料となります。
コスト削減と経営効率化
外部委託することで、年末調整業務にかかる固定費や教育コストを削減し、予算管理がしやすくなります。繁忙期の一時的な人員増加を避けられるため、採用・育成コストの抑制にもつながります。業務の外注化によって、経営資源を戦略的に配分できることも大きなメリットです。
▼BODなら、企業の運用スタイルに合わせた柔軟な対応が可能です！▼
WEB・書面・併用運用のいずれにも対応し、部分委託やシステム連携にも柔軟に対応しています。
年末調整代行のデメリットと注意点
社内ノウハウの蓄積が難しい
外部委託により、社内での知識や経験が蓄積されづらくなります。将来的に内製化を検討している場合は、業務内容の把握や記録が重要です。また、担当者が業務の全体像を把握しにくくなることで、緊急時の対応力が低下する可能性もあります。
スケジュール管理・連携の重要性
代行事業者との連携や、従業員への案内をスムーズに行う必要があります。スケジュールの遅れは全体の進行に影響を与えるため、事前の準備が鍵となります。特に、書類の提出期限やデータ納品のタイミングなど、細かな調整が求められるため、連携体制を整えておくことが重要です。
情報漏えいリスクと対策
外部に個人情報を預ける以上、セキュリティ体制の確認は必須です。契約前に、マイナンバー管理やデータ保護の体制をしっかり確認しましょう。プライバシーマーク（Pマーク）（※１）やISMS（※２）など情報セキュリティ認証の有無や、アクセス制限・暗号化の有無などもチェックポイントです。
※１）プライバシーマーク（Pマーク）… 個人情報を適切に管理している事業者に付与される認証制度
※２）ISMS … 情報セキュリティを管理する仕組みが国際規格に適合していることを示す認証
【注意点】年末調整には税理士にしかできない業務がある
年末調整には、税理士の独占業務（税務の代理・税務書類の作成・税務相談）に該当する業務が含まれる場合があります。これらは税理士法により、税理士以外が行うと違法となる可能性があるため、注意が必要です。
ただし、以下のような業務は税理士の独占業務には該当しないため、税理士以外の代行事業者でも対応可能です。
・各種申告書の配布・回収
・書類の記入内容チェック
・記入済み書類のデータ化・加工
・不備の督促連絡や進捗管理
年末調整をアウトソーシングする際には、どの業務を委託したいのかを明確にし、委託先が対応可能な範囲を確認した上で選定することが重要です。
年末調整代行サービスの料金相場
年末調整に関わる代行・アウトソーシングの料金は従業員数やそのオプションの数により大きく左右されるものです。
一般的には、「基本料金+従業員1人あたりの料金（約1,000円〜3,000円）+オプション費用」とされています。
▼BODの「年末調整代行サービス」では、必要となるオプションを、お客様が本当に必要とされる分だけご提案します。詳しくは、価格表をチェック！▼
年末調整代行サービスの選び方
自社の運用に合うサービスを選ぶには、以下のポイントを比較検討することが重要です。
■対応範囲・サポート体制
年末調整のどの工程まで対応してくれるのか、問い合わせ対応はあるかを確認しましょう。特に不備対応や従業員からの問い合わせ対応の有無は重要です。
■セキュリティ体制
マイナンバー管理やデータの取り扱いに関する体制は重要です。プライバシーマーク（Pマーク）、ISMSなどの認証取得状況もチェックポイントです。
■実績・導入事例
同業種・同規模の企業での導入実績があるかをチェックしましょう。信頼できる代行事業者かどうかの判断材料になります。
■自社の業務フローとの相性
現在の給与システムや運用方法に柔軟に対応できるかがポイントです。システム連携やデータ納品形式の柔軟性も確認しましょう。
▼BODでは、年末調整のアウトソーシングが初めての企業様にも安心してご利用いただけるサポート体制を整えています。詳しくはこちらの資料をご覧ください。▼
年末調整代行サービス導入の流れ
年末調整代行サービスの一般的な導入ステップは以下の通りです。
１）ヒアリング・要件設定
従業員数や委託範囲、運用方法などを確認し、対応方法を設計
２）必要書類の送付・受付
従業員が記入（またはWEB入力）した各種申告書を送付・受領
３）内容確認・データ化
申告書の内容確認、添付書類のチェック、データ入力を実施
不備や未提出があった場合は、従業員への連絡・督促も代行することが一般的です。
４）年末調整済のデータを納品
整備・加工したデータを納品
導入実績・よくある質問
BODでは、全国の企業様に年末調整代行サービスを提供しており、東京本社を中心に、各地のBPOセンター（大阪・高知）からも対応しています。複数拠点による分散体制を整えているため、有事の際にも業務を継続できるBCP（事業継続計画）対策としても有効です。
従業員数が数百名から数万名規模の企業まで、業種・業態を問わず幅広い実績があります。
よくある質問
- Qどのタイミングで依頼すればいいですか？
- A
一般的に、7月～8月頃に受注を締めきることが多いようです。9月、10月の直前になると、希望のサービスを受けられないこともあるため、早めに相談することをおすすめします。
▼詳しくは、こちらの記事がおすすめです！▼
- Q申告書の不備や未提出者がいた場合も対応してもらえますか？
- A
一般的に、代行事業者は従業員への督促や案内、提出状況の管理をサポートすることが多いです。
- Q書類の提出方法は、どのように対応していますか？
- A
多くの代行事業者では、紙（書面）とWeb入力の両方に対応しています。企業の運用に合わせて柔軟に選択できることが一般的です。
年末調整代行サービスは、煩雑な手続きを効率化し、正確性と法令遵守を両立できる有効な手段です。自社の従業員規模や運用体制に合ったサービスを選定することで、担当者の負担軽減やミスの防止にもつながります。 毎年発生する業務だからこそ、外部委託の活用を検討してみてはいかがでしょうか。
【毎年大変な年末調整はBODにお任せください！】
BODの「年末調整代行サービス」では、年末調整における各種申告書のチェックやデータ作成、不備・督促対応やファイリングなど、毎年スポットで発生する年末調整業務を代行。
書面／クラウド(WEB)対応・工程選択の柔軟性・全国対応・迅速対応を強みとし、企業の年末調整業務を強力にサポートします。
お客様の運用スタイルに合わせた柔軟な対応、徹底したチェック体制、そして高いセキュリティ基準により、安心してご利用いただけます。
年末調整のアウトソーシングをご検討中の方は、ぜひ一度ご相談ください。
▼お問い合わせはこちらまで、お気軽にどうぞ▼
