事務代行とは？業務内容・メリット／デメリット・選び方を解説！

日々の業務に追われる中で、事務作業に多くの時間と労力を割いていませんか？企業の成長や事業の拡大を目指すうえで、限られたリソースをいかに効率的に活用するかは非常に重要な課題です。そんな中、注目を集めているのが「事務代行サービス」です。 

本記事では、事務代行サービスの基本的な仕組みから、依頼できる業務内容、導入のメリット・デメリット、選び方のポイントまでを徹底的に解説します。事務を実際に担当している現場の方はもちろん、業務効率化や人件費削減を検討している経営層の方にも役立つ内容です。

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事務代行とは？

このように「事務」と一口に言っても、その業務範囲は非常に広く、企業や個人のニーズに応じて柔軟にカスタマイズできるのが事務代行サービスの大きな特徴です。たとえば、単発の業務だけを依頼することもできますし、継続的に業務を任せることも可能です。

また、サービスの提供形態も多様化しています。クラウドツールやチャット、メールなどを活用して業務を遂行する「リモート型（非対面型）」のほか、スタッフが企業のオフィスに出向いて業務を行う「オンサイト型（訪問型）」や、一定期間常駐して業務を担う「常駐型」など、業務内容や社内体制に応じて最適な形態を選ぶことができます。

事務代行は、単なる「雑務の外注」ではなく、業務の質を高め、組織全体の生産性を向上させる戦略的な手段として活用されています。

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依頼できる主な業務内容 

事務代行サービスで対応可能な業務は非常に幅広く、企業の業種や規模、業務フローに応じて柔軟にカスタマイズできます。基本的には、一般事務と専門事務の両方に対応しており、単発の業務から継続的な業務まで、ニーズに応じた依頼が可能です。

以下に、代表的な業務カテゴリと、業界別に依頼できる具体的な業務内容を紹介します。

業務カテゴリ別の具体的な業務例

業務カテゴリ	代行業務
一般事務	データ入力（顧客情報、売上データ、アンケート結果など） 書類作成（議事録、報告書、契約書、社内文書など） 書類のファイリング・管理 スケジュール調整、会議設定 電話・メール対応（一次受け、問い合わせ対応、取次ぎ）
経理・会計	請求書・領収書の作成・発行 経費精算のチェックと入力 会計ソフト（弥生会計、freee、マネーフォワードなど）への仕訳入力 月次・年次決算の補助業務 銀行振込データの作成
人事・労務	勤怠データの集計・管理  給与計算の補助（給与ソフトへの入力など）  採用活動の事務処理（応募者管理、面接日程調整、求人票作成）  入退社手続き  社会保険・雇用保険の手続き
営業事務	見積書・請求書・契約書の作成  顧客データベースの更新・管理  営業資料の作成補助（PowerPoint、Excelなど）  営業活動の進捗管理、レポート作成
Web・IT系事務	SNS投稿のスケジュール管理・投稿代行  Webサイトの更新作業（CMS操作、画像差し替え、テキスト修正など）  競合調査や市場リサーチ  オンラインショップの受注処理、顧客対応（メール・チャット）

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業界別の具体的な業務例

以下は、業界ごとに事務代行で対応可能な業務の一例です。業務内容は代行事業者によって異なるため、事前に確認することをおすすめします。 

業界	代行業務
IT業界	データ入力 データ処理 ドキュメント管理 サポートチケットの管理 顧客データの管理
製造業	在庫管理 請求書処理 注文書の作成・管理 製品仕様書の作成・管理
小売業	販売データの集計・分析 在庫管理 顧客情報の管理 注文処理と追跡
人事・労務業界	給与計算と支払い処理 社員データの管理 採用プロセスのサポート 労働契約書の作成・管理
教育業界	学生データの入力と管理 スケジュール管理 教材資料の作成と配布 学生の成績管理
金融業界	請求書処理・支払い管理 取引データの入力 顧客情報の管理 レポート作成・分析
不動産業界	物件情報の管理 賃貸契約書の作成と管理 見積もりと請求書の処理 顧客対応と予約管理
ホテル業界	予約管理とチェックイン/チェックアウトサポート 電話対応業務 顧客情報の管理 請求書処理と支払い管理 スタッフスケジュールの管理
自動車業界	車両情報の入力と管理 レンタル予約管理 ドキュメント作成と整理 顧客対応・車両の引き渡し
ロジスティクス業界	輸送スケジュールの管理 輸送データの入力・整理 請求書処理・支払い管理 顧客対応・問い合わせサポート

このように、事務代行サービスは業界を問わず、さまざまなバックオフィス業務に対応しています。業務の一部を外注することで、社内のリソースをより戦略的な業務に集中させることが可能になります。

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事務代行を利用するメリット

事務代行を利用すると、以下のようなメリットが得られます。

コア業務に専念できる

コスト削減が可能

事務代行は、コスト面でも大きなメリットがあります。正社員を新たに採用する場合、給与だけでなく、採用活動にかかる費用、研修・教育コスト、社会保険料、福利厚生費など、さまざまな間接コストが発生します。

一方、事務代行サービスであれば、必要な業務だけを必要な期間・時間だけ外注できるため、固定費を変動費化でき、無駄な人件費を抑えることができます。また、業務の成果に対して費用が発生するため、費用対効果が明確になりやすいのも特徴です。

たとえば、月に数時間だけ発生する経理業務や、繁忙期だけ必要なデータ入力作業など常勤スタッフを配置するには効率が見合わない業務も、事務代行なら柔軟に対応可能です。

必要なときだけ依頼できる

事務代行サービスは、業務量や時期に応じて柔軟に利用できる点も大きな魅力です。たとえば、決算期や繁忙期、キャンペーン期間中など、一時的に業務が集中するタイミングだけスポットで依頼することができます。 また、プロジェクト単位での短期契約や、月数時間だけの定期契約など、契約形態も多様です。これにより、業務量の変動に合わせて無駄なく人員を調整でき、固定費の圧縮やリスク分散にもつながります。 

さらに、急な退職や休職などで一時的に人手が足りなくなった場合の「つなぎ」としても活用でき、業務の停滞を防ぐことができます。質の高いマニュアルを用意しておくことで、スポット対応もすぐに対応できるようになるので、合わせてチェックしておきましょう。 

専門スキルを活用できる

属人化を防止できる

社内で特定の人にしかできない業務があると、その人が休んだり退職したりした際に業務が滞る「属人化」のリスクが生じます。事務代行を導入することで、業務をマニュアル化・標準化し、外部に引き継ぐことができるため、属人化の解消につながります。

また、代行事業者側でも複数人の体制で業務を管理しているケースが多く、担当者が変更になっても業務が継続できる仕組みが整っています。これにより、業務の継続性と安定性が確保され、企業としてのリスクマネジメントにも貢献します。

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業務の標準化が進む

事務代行を導入する際には、業務内容を明確にし、手順やルールを整理する必要があります。このプロセスを通じて、社内の業務フローが見直され、業務の標準化やマニュアル化が進むという副次的な効果が得られます。

また、外部に業務を委託することで、進捗状況や成果物の報告が定期的に行われるようになり、業務の可視化が進みます。これにより、業務のボトルネックや非効率な部分が明らかになり、社内の業務改善にもつながります。たとえば、毎月の請求書発行業務を外注する際に、請求データの整理方法や締切スケジュールを見直すことで、社内の経理業務全体がスムーズになるといった効果も期待できます。

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このように、事務代行サービスは企業の業務効率化、コスト最適化、リスク管理、組織力強化といった多方面にわたるメリットをもたらします。特に、成長フェーズにある企業や、限られた人材で多くの業務をこなす必要がある中小企業にとっては、非常に有効な経営資源の一つとなるでしょう。

事務代行を利用するデメリット

事務代行サービスは多くのメリットをもたらす一方で、導入にあたっては注意すべき点やリスクも存在します。これらのデメリットを事前に理解し、適切な対策を講じることで、より効果的にサービスを活用することができます。以下に、代表的なデメリットとその背景、対処法を詳しく解説します。

ノウハウ蓄積の停滞と外部依存のリスク

【対策】 
業務マニュアルの共有・定期的な報告の受領・最低限の知識を持つ社内担当者の配置など、情報共有と内製力の維持を意識的に行うことが重要です。 

情報漏えい・セキュリティリスク 

事務代行では、顧客情報や社員データ、売上情報など、機密性の高い情報を外部に提供します。そのため、情報漏えいや不正利用といったセキュリティリスクが常に伴います。個人情報保護法やマイナンバー制度など法的な規制が厳しくなっている昨今では、情報管理の不備が企業の信用失墜につながる可能性もあります。

【対策】 
Pマーク（プライバシーマーク）（※１） やISMS （情報セキュリティマネジメントシステム）（※２） の取得状況、秘密保持契約（NDA）、アクセス権管理、データ取扱ルールなどを契約前に必ず確認しましょう。
特にマイナンバー関連業務を委託する場合は、専門知識を持つ事業者かどうかも重要なポイントです。 

※１）Pマーク（プライバシーマーク）… 個人情報を適切に管理している事業者に付与される認証制度
※２）ISMS … 情報セキュリティを管理する仕組みが国際規格に適合していることを示す認証  

連携に伴うコミュニケーション負荷の増加

【対策】
業務の目的・背景・期待する成果物を明確に伝えることが重要です。
加えて、進捗報告の頻度や連絡手段、KPI・納期・品質基準などを事前に合意しておくことで、認識ズレを防ぎスムーズに連携できます。

サービス品質ばらつきの懸念

事務代行サービスは提供事業者が多く、品質や対応力には大きな差があります。業務理解が浅い、対応が遅い、成果物の品質が不十分など、事業者や担当者のスキルによってパフォーマンスが左右される点は否めません。そのため、業者選びを誤ると、かえって非効率になったり、社内での手直しが増えて負担が増したりする可能性もあります。

【対策】
導入事例やクライアントの声、担当者の経験、サポート体制などを確認し、信頼性の高い業者を選ぶことが大切です。
初回はトライアルや小規模業務から始め、相性や品質を見極めながら段階的に委託範囲を広げる方法が有効です。

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事務代行サービスには、ノウハウ蓄積や情報管理、コミュニケーションなどの面で注意すべき点がありますが、いずれも「事前の確認」と「適切な運用」で十分にコントロールできます。

事務代行サービスの選び方【失敗しないコツ】 

事務代行サービスは、業務効率化やコスト削減に大きく貢献する一方で、選び方を誤ると「期待した成果が得られない」「かえって手間が増えた」といった失敗につながることもあります。特に、業務の一部を外部に委ねる以上、信頼性や対応力、業務理解度などを慎重に見極める必要があります。 
ここでは、事務代行サービスを選ぶ際に押さえておきたい重要なポイントを、実務的な観点から詳しく解説します。 

（１）自社のニーズと業務範囲に合っているかを確認する
まず確認すべきは、「自社が依頼したい業務に対応しているかどうか」です。事務代行と一口に言っても、対応可能な業務範囲は代行サービス事業者によって異なります。たとえば、経理や人事などの専門事務に強い事業者もあれば、データ入力や電話対応などの一般事務を得意とする事業者もあります。
また、業界特有の業務（例：不動産業界の物件情報管理、教育業界の学生データ管理など）に対応できるかどうかも重要な判断材料です。

 （２）実績・導入事例・クライアントの声を確認する 
信頼できる代行事業者かどうかを見極めるには、過去の実績や導入事例を確認するのが効果的です。特に、自社と同じ業種・業態の企業への導入実績があるかどうかは、業務理解度や対応力を判断するうえで重要な指標になります。 
また、クライアントの声（レビューやインタビュー記事など）を確認することで、実際の対応品質やサポート体制、トラブル時の対応など、表面的な情報では分からない部分も見えてきます。 

（３）セキュリティ体制が整っているか 
事務代行では、顧客情報や売上データ、社員情報など、機密性の高い情報を取り扱うことが多いため、情報セキュリティの体制は非常に重要です。万が一、情報漏えいや不正利用が発生すれば、企業の信用失墜や法的責任に直結します。
そのため、Pマーク（プライバシーマーク）やISMS（情報セキュリティマネジメントシステム）などの認証を取得しているか、社内での情報管理体制が明確に整備されているかを必ず確認しましょう。 

（４）料金体系が明確で、予算に合っているか
事務代行サービスの料金体系は、月額固定制、従量課金制、業務単位制などさまざまです。業者によっては、基本料金のほかにオプション費用や初期費用が発生する場合もあるため、見積もりの内訳をしっかり確認することが大切です。
また、料金が安いからといって飛びつくのは危険です。安価なサービスには、対応範囲が狭い、品質が不安定、サポートが不十分といったリスクが潜んでいることもあります。 

（５）専任担当制や柔軟な対応体制があるか
事務代行サービスをスムーズに運用するには、業務を理解してくれる「専任担当者」がつくかどうかが重要です。担当者が頻繁に変わると、業務の引き継ぎや指示の再説明が必要になり、かえって手間が増えることがあります。
また、急な業務変更やトラブル発生時に柔軟に対応してくれる体制があるかどうかも、長期的な運用においては大きなポイントです。 

（６）コミュニケーションのしやすさ・対応スピード
外部スタッフとのやり取りが発生する以上、コミュニケーションのしやすさは非常に重要です。レスポンスが遅い、質問に対する回答が曖昧、報告が不十分といった業者では、業務の進行に支障をきたす可能性があります。
また、チャット、メール、電話、Web会議など、希望する連絡手段に対応しているかも確認しておきましょう。

（７）トライアルや小規模からのスタートが可能か
初めて事務代行を導入する場合、いきなり大規模な業務を任せるのは不安があるかもしれません。そのため、まずはトライアル契約や小規模な業務からスタートし、業者の対応力や相性を見極めるのが賢明です。 
実際に業務を依頼してみることで、事業者の理解度、成果物の品質、コミュニケーションの取りやすさなどが明確になります。 

（８）契約内容・業務範囲・責任範囲が明確か
契約書の内容が曖昧なまま業務を開始すると、後々トラブルの原因になります。業務範囲、納期、成果物の定義、責任の所在、トラブル時の対応など、契約内容を明確にしておくことが非常に重要です。
また、業務の進捗報告や成果物の納品方法、品質基準なども事前にすり合わせておくことで、期待値のズレを防ぐことができます。 

事務代行サービスの導入を成功させるためには、「価格」や「対応業務」だけでなく、「信頼性」「柔軟性」「セキュリティ」「コミュニケーション力」など、総合的な視点で選ぶことが重要です。 

自社の業務内容や課題を明確にしたうえで、複数の事業者を比較検討し、実際にやり取りをしてみることで、最適なパートナーを見つけることができます。信頼できる事務代行業者と連携することで、業務の効率化だけでなく、組織全体の生産性向上や働き方改革にもつながるでしょう。 

よくある質問（FAQ） 

事務代行は業務効率化の一手

事務代行サービスは、単なる業務の外注ではなく、企業の成長戦略の一環として活用できる有効な手段です。業務の効率化、コスト削減、専門性の活用、属人化の解消など、さまざまなメリットがあります。一方で、情報管理や業務の可視化といった課題もあるため、信頼できるパートナー選びが重要です。

現場の事務担当者から経営層まで、事務業務に課題を感じている方は、ぜひ一度、事務代行サービスの導入を検討してみてはいかがでしょうか。