「キッティング代行サービス資料」が追加されました。 ぜひご活用くださいませ。
20240424_payroll_main-image バックオフィス

給与計算が難しい理由|負担を軽減し、業務を効率化する方法とは

給与計算は、人事労務担当者にとって難しいと感じることの多い業務です。度重なる法改正への対応、集計や管理が煩雑でありながらミスが許されないことなど、負担の大きさがその理由と言えるでしょう。本記事では、給与計算の‟難しさ”という課題に対して、負担を軽減し業務を効率化する方法をご紹介します。

給与計算業務の内容

給与計算とは?

給与計算とは、従業員の給与額を計算する業務です。従業員の労働に対する報酬を計算し、適切に給与を支払うことを目的に行われます。従業員ごとに差し引かれる(控除)金額が異なるため、個別に計算する必要があります。

給与計算業務の流れ、3ステップ

給与計算業務の流れを3ステップに分けてご説明します。

(1)「勤怠状況」の確認
会社の諸規定や各従業員の雇用契約に基づいた人事データ、勤怠データから「勤怠状況」を確認します。

(2)「支給金額」の計算
基本給と各種手当の額を計算し、給与の総支給額を求めます。

(3)「控除額」の計算
税金(所得税、住民税など)や社会保険料(健康保険、介護保険、厚生年金保険、雇用保険)、財形貯蓄、その他の控除額を計算し、(2)で求めた総支給額から差し引きます。
ここで算出された金額が、従業員の手取り額となります。

給与計算業務は大まかに分けて3ステップ!

給与計算業務が難しい理由

給与計算はたったの3ステップと侮ってはいけません。業務を行うには、労働関連法令への対応、社員管理や集計の煩雑さなど負担を感じる場面が多々あります。この項では、給与計算が難しい理由を4つに分けてご説明します。

法律の知識、法改正への理解が必要

給与計算業務を行う際に一番の難関となるのは、3ステップ(3)「控除額」の計算でしょう。
控除額を計算するには、労働基準法など労働関連法令の知識が必要となりますが、近年働き方改革」の推進により法律やルールの改定が頻繁に行われています。
例えば、社会保険料は各人の標準報酬月額に、定められた保険料率(健康保険料率、厚生年金保険料率など)を掛けて算出します。これらの保険料率は毎年のように改定され、控除する金額はその度に変わるということです。
給与計算業務を行うには、変更される法令について逐一理解して対応しなければならず、これが難しさを感じる一番の理由と言えるでしょう。

一番の難関は③の控除項目の計算

ミスが引き起こすリスクが大きい

給与計算業務では、一つのミスが大きな影響を与える可能性があります。前項でも述べましたが、控除する税金や社会保険料は、それぞれ労働関連の法律に基づいて源泉徴収する決まりです。国や自治体の徴収事務を会社が一部負担して行っていることになるため、納付期限までに正確な金額を納めなければ、追徴金などのペナルティーが科されるケースも発生します。
また、控除額の計算が正しく行われないと、例えば将来受給する年金額が変わったり、失業したときの失業給付金額も変わってしまうといったリスクもはらんでいます。
給与計算業務の担当者には正確にミスなく計算する注意深さが求められ、そのプレッシャーたるや相当なものです。

①のデータの連携に時間がかかっていませんか?

集計作業が煩雑で大変

給与計算業務は、従業員数が多いほど業務量が増えるのは言うまでもありません。その上、会社の独自ルールや例外処理が必要な場面もあり、集計作業は煩雑です。
また、給与計算の流れ3ステップの (1)「勤怠状況」を確認する際、人事データと勤怠データを手作業で照合確認しているケースでは、担当者にとってかなりの作業負担になります。

kyuyo-difficult_chapter02_03

社員の管理(イレギュラー対応)が大変

社員の入退職に伴って、給与計算もイレギュラー対応が必要となります。例えば、月の途中で入社する中途採用者の場合には、入社月の給与は日割り計算が一般的です。
退職者についても、退職月の給与は企業ごとの就業規則に基づいて計算するため、社会保険料や住民税の算出にも注意して臨まなければなりません。
さらに、社員の家族構成が変化した場合も給与計算に影響します。扶養家族の変更など、社員の状況を適切に把握することも難しさの一因と言えます。

kyuyo-difficult_chapter02_04

業務負担を軽減し効率化する方法

前項で述べた“給与計算の難しさ”という課題に対し、負担を軽減し業務を効率化する方法をご紹介します。

システムの導入、データ連携で効率化!

勤怠システム・給与計算システムなどの導入により、タイムレコーダー・タイムカード、Excelへの入力など手作業で行っていた業務を自動化できます。

システム導入を検討する

勤怠システムとは】
従業員一人ひとりの勤怠情報(日々の労働時間や残業時間、有給休暇日数など)を管理できるシステムです。

給与計算システムとは】
勤怠情報を基に給与の計算を行うシステムのこと。各従業員の就労条件を反映し、支給額や控除額を自動で計算できます。給与明細や源泉徴収票といった書類管理機能を備えたものもあります。

給与計算システムの導入で得られるメリット4つ
 ・業務が可視化され、属人化の防止
 ・自動化によって入力ミス、計算ミスの防止
 ・雇用形態にかかわらず、一元管理が可能
 ・システム側で法改正に対応

給与計算システムの導入は、給与計算の人員は確保できても、業務効率化・人的ミス防止・法改正への対応などのノウハウがない場合におすすめの方法です。

ここでのポイントは、各システムのデータ連携です。
勤怠システムを導入していても、給与計算システムとは連携できていないケースが多く見受けられます。両システムは連携させることで、勤怠情報から自動的に給与計算ができるようになり、大幅な業務負担の軽減、効率化につながります。

業務のアウトソーシングで効率化!

給与計算業務はその性質から難易度が高く、一つのミスが大きなリスクを伴うものです。アウトソーシングすれば、給与計算のスペシャリストが対応するため、給与計算に関わるミスを防止できます。度重なる法改正の影響もあり、近年では特に給与計算を外部委託する企業が増えています。

業務をアウトソーシングする

給与計算のアウトソーシングで得られるメリット4つ
 ・正確でスピーディーな処理が可能

アウトソーシング事業会社には専門性の高いノウハウがあるため、正確でスピーディーな処理が可能になります。

 ・コア業務に集中できる
給与計算のルーティン業務(入力作業など)を外部に委託することで、担当者がコア業務に集中でき、会社全体の成長・業務効率化につながります。

 ・法改正への適切な対応が保証される
専門家が最新の情報を収集し適切に処理するため、法改正があってもスムーズに対応することができます。

 ・経理コストを削減できる
アウトソーシング自体に費用はかかるものの、人員確保のための求人や教育コストが不要となり、総合的なコスト削減が可能です。

BODの給与計算代行サービスなら
知識豊富な専門家がミスなく給与計算業務に対応します!

BODでは高いスキルと経験を持つスタッフが、ミスなく正確にお客様の給与計算業務に対応します。頻繁に行われる法改正にも、常に最新の情報を収集し、給与計算を行います。コンプライアンス遵守についても安心してお任せください。

▼給与計算代行サービスはこちら▼

タイトルとURLをコピーしました