備品管理をエクセル（Excel）で行うデメリットとは？

倉庫を使用した業務効率化について解説！

総務や情報システムの方に必ずついて回る業務のひとつが、備品、特にPCや社用携帯・スマホの管理です。
備品管理と一口で言っても、入荷数や出荷数の管理から、在庫の数に応じての発注の管理、棚卸まで、多岐に渡ります。

また、これらは管理方法が確立しておらず、エクセル（Excel）に手入力して手作業で対応されている方が多く見受けられます。さらには、貴重なオフィスの空間を占拠してしまっているというケースも珍しくありません。

この記事では、備品管理業務について課題を感じている方向けに、備品管理をエクセルで行うデメリットや、自社内で備品を保管をする際の注意点、倉庫の活用による業務効率化について解説します。

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備品管理とは

備品管理とは、社内で使用するPCやスマホ・文房具や什器といった備品の個数や、状態について情報をまとめ、管理することです。
＜例＞ 保管場所・在庫数・最終購入日・利用状況など

備品管理を正確に行うことで、在庫数のコントロールができ、無駄な備品の購入を未然に防ぐことができます。
また、「どこに何があるのか」を常に管理することができるので、必要な時に必要なものをすぐに取り出すことができ、業務効率化にもつながります。

備品管理をエクセルで行うデメリット

一般的に、備品管理はエクセルで行っている企業が多数です。
紙で在庫管理を行うよりも、エクセルは手軽に数値を入力でき、理論在庫の算出も容易です。

しかし、誰でも簡単に扱える反面、デメリットも多く存在します。エクセルで備品管理を行う際は以下のデメリットを事前に把握しておきましょう。

入力ミスにより管理が難化する

「情報漏えい」や「紛失」のリスクが高まる

自社内で備品管理を行う際の注意点

エクセルでの備品管理自体にも多くのデメリットが存在しますが、エクセル以外の箇所にも注意しなければいけない点が多くあります。
在庫管理にかかるコストや工数について、以下の注意点を参考にもう一度見直してみてください。

オフィスと倉庫では家賃の差額が大きい

実際に「モノ」が動くため、出社が必須

棚卸による見直しが頻繁に発生

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倉庫での備品管理で業務効率化

ここまで、エクセルで備品管理を行うデメリットや自社で備品管理を行う注意点をご説明してきました。

現在、自社内で、手作業で（エクセルで）備品管理を行っていることに課題を感じている方には、備品管理を「倉庫にアウトソーシングする」ことをおすすめします。
物流のアウトソーシングと聞くと、商品の発送を代行するというイメージが強いですが、社内業務の効率化でも非常に有効な手段です。

このように、エクセルで在庫管理の表を作成することに時間を割くのではなく、管理作業を簡素化し、さらに保管スペースを削減することで、社内の業務効率化を促進します。

複雑な備品管理業務もワンストップでアウトソーシングしてしまえば、対応の結果だけ管理するのみとなり、新しく社員が入社しても対応方法を教えることは殆どなく、出入りの指示のみで完結してしまいます。

まとめ

倉庫を活用し、棚卸の数を数えたり、エクセルで出入りの数を打ち込んだりする単純作業を手放して、在庫のコントロール等、戦略的な備品運用を考える時間に充てていくことこそ、効率化の第一歩となります。
是非この機会に社内の効率化に「備品管理のアウトソーシング」を検討してみてはいかがでしょうか。